Checklist pour organiser une conférence sur la nutrition

Une conférence sur la nutrition demande une coordination précise entre le programme, l’intervenant, les inscriptions et l’accueil du public. Commencez par réserver la salle et confirmer l’intervenant, puis fixez le programme avant d’envoyer les invitations. Les besoins alimentaires des participants doivent être recueillis assez tôt pour commander le catering adapté. La veille, vérifiez la présentation, testez le vidéoprojecteur et le microphone, puis préparez les badges et l’espace d’inscription.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer l'intervenant
Définir le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Vérifier la présentation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Établir la liste définitive des participants
Créer des badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
Tester le microphone
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer la table d’inscription
Accueillir l’intervenant
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la conférence
Animer la conférence
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Distribuer les formulaires d’évaluation
Installer le cocktail de réseautage
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Remercier l'orateur
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabouretsqté 4
Table d’inscription

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 70
Fourchettes à gâteauqté 70
Cuillères à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Micro sans fil
Haut-parleurqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Petits bolsqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 8
Cartes de menuqté 60
Compositions floralesqté 4
Stylosqté 30
Formulaires d’évaluationqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et clôturez les réponses au moins 7 jours avant la conférence. Vous pourrez ainsi commander les quantités de catering sans improviser.
Prévoyez la liste définitive des participants 24 heures avant l’ouverture. Imprimez les badges nominatifs dans le même ordre que cette liste pour accélérer l’accueil.
Testez le vidéoprojecteur, l’ordinateur portable, le câble HDMI et le microphone au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Gardez aussi les rallonges et multiprises accessibles, plutôt que rangées dans un carton fermé.
Pour une pause café, installez séparément les tasses, verres, assiettes, couverts et plateaux de service. Préparez le café et le thé juste avant l’ouverture afin de conserver les boissons chaudes.
Ouvrez la salle au moins 90 minutes avant le début. Installez d’abord les tables et les chaises, puis l’espace de présentation et la table d’inscription, afin de garder un passage dégagé pour les participants.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence sur la nutrition ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la conférence. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour avoir le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 90 minutes avant l’accueil du public. Comptez davantage si vous devez installer le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, les tables, les chaises et la table d’inscription.
Quand commander le catering pour une conférence ?: Passez la commande dès que possible après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant la conférence. Utilisez alors la liste définitive et les besoins alimentaires recueillis.
Quand tester la technique avant une conférence ?: Faites un premier test la veille si la salle est accessible, puis un second contrôle 60 minutes avant le début. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, le câble HDMI, le microphone, le haut-parleur et les multiprises.

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