Checklist para organizar una charla sobre nutrición
Una charla sobre nutrición necesita más que un ponente y una sala. Hay que coordinar las inscripciones, recoger las preferencias dietéticas, preparar el catering y comprobar con tiempo la presentación y el sonido. Esta checklist reúne las tareas del plan en el orden adecuado, desde la reserva del lugar hasta la apertura del espacio. También te ayuda a evitar olvidos habituales, como las tarjetas con nombres, los cables de conexión o las bebidas calientes para la llegada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar ponente
Fijar el programa
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Comprobar la presentación
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Crear la lista final de participantes
Hacer tarjetas con nombres
Hacer la compra
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
2 personas
Evento
Abrir el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Conectar el proyector
Probar el micrófono
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Montar la mesa de inscripción
Recibir al ponente
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir café y té
2 personas
Abrir la charla
Moderación de la charla
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Repartir formularios de evaluación
Montar el aperitivo de networking
2 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Agradecer al ponente
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Taburetescant. 4
- Mesa de registro
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 70
- Tenedores de postrecant. 70
- Cucharillascant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Micrófono inalámbrico
- Altavozcant. 2
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cuencoscant. 12
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Mantelescant. 8
- Cartas del menúcant. 60
- Arreglos floralescant. 4
- Bolígrafoscant. 30
- Formularios de evaluacióncant. 60
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones: deja definidos el horario, la duración de la charla y el espacio para preguntas. Así los participantes saben qué esperar y el ponente puede preparar su presentación.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al servicio de catering con varios días de margen. Cuenta también las personas que finalmente asistirán antes de confirmar el pedido.
- Prueba el proyector, el portátil, el cable HDMI, el micrófono y el altavoz al menos 24 horas antes. Lleva cables alargadores y regletas preparados, porque una toma de corriente cercana no siempre basta.
- Prepara la mesa de inscripción antes de abrir el espacio: coloca la lista final de participantes y las tarjetas con nombres en un orden fácil de consultar. Reserva entre 10 y 15 minutos para recibir a las primeras personas.
- Sirve café, té y aperitivos antes del inicio, no durante la presentación. Calcula aproximadamente una taza por persona al llegar y deja tazas, vasos, platos, cucharillas y bandejas accesibles para evitar interrupciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una charla sobre nutrición?
- Empieza a reservar el lugar y confirmar al ponente entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones cuando el programa esté fijado y cierra las inscripciones y el catering entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el micrófono?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela al abrir la sala el mismo día. Comprueba la imagen, el sonido, el cable HDMI, las regletas y los cables alargadores.
- ¿Cuánto café y té preparar para una charla?
- Calcula una taza de café o té por participante para la recepción y añade un 10 % de margen. Si la actividad dura más de 2 horas, prepara una segunda ronda o deja termos disponibles.
- ¿Cuándo preparar las tarjetas con nombres y la lista de participantes?
- Cierra la lista final entre 24 y 48 horas antes y prepara entonces las tarjetas con nombres. Lleva algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora y nuevas inscripciones.
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