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Vortrag zu Ernährung organisieren: die Checkliste

Ein Vortrag zu Ernährung steht und fällt mit einer klaren Vorbereitung: Referenten, Programm, Anmeldungen und Technik müssen rechtzeitig feststehen. Plane zuerst Raum und Ablauf, danach Einladungen, Catering und Präsentation. Kurz vor dem Termin zählen eine vollständige Teilnehmerliste, passende Ernährungswünsche und ein getesteter Präsentationsraum. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum vorbereiteten Anmeldetisch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Referenten bestätigen

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Präsentation prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Namensschilder erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

Event

  • Raum öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    2 Personen

  • Beamer anschließen

  • Mikrofon testen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Anmeldetisch einrichten

  • Redner empfangen

  • Teilnehmer begrüßen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Vortrag eröffnen

  • Vortrag begleiten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Evaluierungsbögen verteilen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    2 Personen

  • Networking-Event betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Sprecher bedanken

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • HockerAnz. 4
  • Anmeldetisch

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • GläserAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • GebäckgabelnAnz. 70
  • TeelöffelAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Kabelloses Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • SchälchenAnz. 12

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 8
  • SpeisekartenAnz. 60
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • StifteAnz. 30
  • EvaluierungsformulareAnz. 60

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum zuerst und plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Aufbau und Techniktest am Veranstaltungstag ein. Für Vortrag, Anmeldung und Catering brauchst du außerdem getrennte Stellflächen.
  • Verschicke die Einladungen möglichst 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist 7 Tage vor dem Vortrag. So kannst du Teilnehmerzahl, Namensschilder und Ernährungswünsche rechtzeitig abschließen.
  • Bestätige Referenten und Programm spätestens 2 Wochen vor dem Termin. Prüfe die Präsentation zusätzlich 2 bis 3 Tage vorher auf dem vorgesehenen Laptop und über den vorhandenen Beamer.
  • Teste Beamer, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Mikrofon und Lautsprecher nicht erst beim Einlass. Schließe die Technik beim Aufbau vollständig an und halte eine zweite Anschlussmöglichkeit bereit.
  • Plane Getränke und Snacks nach der finalen Teilnehmerzahl: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Kaffee, Tee, Wasser sowie Geschirr mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Vortrag zu Ernährung organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Referenten und Programm. Einladungen sollten 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte die Anmeldung für einen Ernährungsvortrag enden?
Setze die Anmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Vortrag. Dann bleiben noch mehrere Arbeitstage, um Ernährungswünsche, Catering, Namensschilder und die endgültige Teilnehmerliste zu bearbeiten.
Wie viel Catering braucht man für einen Vortrag zu Ernährung?
Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und zusätzlich Wasser ein. Snacks solltest du nach der finalen Teilnehmerzahl bestellen und mindestens 30 Minuten vor Beginn bereitstellen.
Wann muss man die Technik für einen Ernährungsvortrag testen?
Teste die Präsentation und alle Anschlüsse 2 bis 3 Tage vorher und wiederhole den vollständigen Techniktest beim Aufbau. Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher sollten vor dem Einlass funktionieren.

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