Checklist pour organiser une conférence sur la durabilité

Une conférence sur la durabilité demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur place. Commencez par réserver la salle et vérifier la technique avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le suivi des participants, les besoins alimentaires, les présentations et les informations de transport. Les derniers jours servent surtout à tester le matériel, préparer l’accueil et confirmer les livraisons.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle et la technique
Inviter les intervenants
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Partager les informations de transport
Rassembler les informations sur les intervenants
Recevoir les présentations
Commander le catering
Confirmer la livraison des boissons
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer le programme
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Créer la signalisation
2 personnes
Composer les goodiebags
3 personnes
Imprimer la liste des participants
Envoyer le briefing des intervenants
Planifier un test technique
Faire les courses
2 personnes
Aller chercher du pain frais
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’espace de scène
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Veiller au planning
Accompagner les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Trier les déchets séparément
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer le moment de networking
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Vider les conteneurs à déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Ranger les matériaux réutilisables
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Envoyer un message de remerciement
Renvoyer les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 130
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 150
Verres à eau réutilisablesqté 150
Assiettes à dîner réutilisablesqté 150
Assiettes à dessert réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 15

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Tabliersqté 8
Thermomètres de réfrigérationqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 140
Supports de badges nominatifsqté 140
Nappesqté 14
Brochures du programmeqté 140
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Post-itqté 20
Marqueursqté 30
Carnetsqté 140
Stylosqté 150
Sacs cadeauxqté 140
Plantesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Bacs de tri des déchetsqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Gantsqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et la technique au moins 8 à 12 semaines avant la conférence. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, le mixeur audio et les câbles HDMI.
Fixez le programme avant d’envoyer les invitations, idéalement 6 semaines à l’avance. Demandez aux intervenants leur titre, leur fonction, leur photo et leur présentation au plus tard 7 jours avant l’événement.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant la conférence afin d’imprimer la liste des participants et les badges nominatifs. Utilisez le même délai pour relancer les personnes dont les besoins alimentaires n’ont pas encore été communiqués.
Envoyez les informations de transport avec la confirmation d’inscription, puis rappelez-les 48 heures avant l’événement. Indiquez clairement l’adresse, les horaires d’accueil et l’endroit où se trouve le comptoir d’inscription.
Planifiez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez les boissons au frais, préparez les en-cas, testez chaque microphone et faites un essai complet avec l’ordinateur, le cliqueur et les présentations.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence sur la durabilité ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour une conférence avec plusieurs intervenants. Ce délai permet de réserver la salle, construire le programme, ouvrir les inscriptions et organiser la restauration sans devoir tout confirmer dans les derniers jours.
Quand envoyer les invitations à une conférence sur la durabilité ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date prévue, une fois le lieu et le programme suffisamment établis. Prévoyez une relance 2 à 3 semaines plus tard pour améliorer le nombre d’inscriptions.
Quand demander les besoins alimentaires des participants ?: Ajoutez la question au formulaire d’inscription dès son ouverture et fixez une date limite 7 jours avant la conférence. Transmettez ensuite le nombre final et les régimes particuliers au traiteur avant de confirmer la commande.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Organisez un test technique complet 3 à 7 jours avant l’événement, puis un contrôle sur place au moins 2 heures avant l’accueil. Testez séparément les microphones, le son, la projection, les présentations et les rallonges électriques.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.