Checklist para organizar una conferencia sobre sostenibilidad

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la sala, el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces antes de invitar a los ponentes. Programa una prueba técnica completa al menos 3 días antes, incluidos los cables HDMI, las regletas y el portátil.
• Pide a cada ponente su presentación, biografía y necesidades técnicas con una fecha límite de 7 días antes. Envía después un briefing único con horarios, formato de las intervenciones y datos de contacto.
• No abras las inscripciones sin tener listo el programa y la información de transporte. Recoge las preferencias dietéticas en el formulario y entrega al catering el número actualizado como máximo 72 horas antes.
• Prepara el registro con una mesa visible, la lista de participantes, las tarjetas con nombres y señalización desde la entrada. Imprime una copia adicional de la lista y coloca el mostrador al menos 60 minutos antes de la llegada del público.
• Calcula las bebidas y el servicio por separado: deja enfriar las bebidas el día anterior, prepara jarras de agua y reserva tiempo para el café. Recoge el pan fresco el mismo día y organiza aperitivos, bandejas, pinzas y vajilla reutilizable antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia sobre sostenibilidad?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar la sala, confirmar a los ponentes y preparar el programa. Deja la última semana para inscripciones, catering, materiales impresos y pruebas técnicas.

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a una conferencia?

Envía la invitación cuando el programa inicial y el formulario de inscripción estén listos, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Manda un recordatorio 7 días antes con el transporte y el horario definitivo.

¿Cuándo pedir el catering para una conferencia?

Haz un primer pedido con una previsión de asistentes entre 10 y 14 días antes. Confirma el número final y las preferencias dietéticas entre 48 y 72 horas antes de la entrega.

¿Cuándo hacer la prueba técnica de una conferencia?

Haz una prueba completa entre 2 y 3 días antes y repite una comprobación breve el mismo día, al menos 90 minutos antes de empezar. Prueba cada micrófono, la presentación, el sonido, la pantalla y las conexiones eléctricas.

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