LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Nachhaltigkeitskonferenz organisieren: die Checkliste

Eine Nachhaltigkeitskonferenz braucht früh klare Zuständigkeiten, ein belastbares Programm und funktionierende Technik. Plane Raum, Redner und Anmeldung zuerst; Catering, Drucksachen und Registrierung folgen später. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag getestete Präsentationen, vollständige Sprecherinformationen oder gekühlte Getränke. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und hilft dir, die 72 Aufgaben und 62 benötigten Gegenstände rechtzeitig einzuplanen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal und Technik reservieren

  • Redner einladen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportinformationen teilen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen entgegennehmen

  • Catering bestellen

  • Getränkelieferung bestätigen

  • Namensschilder entwerfen

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Goodie-Bags zusammenstellen

    3 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Sprecherbriefing versenden

  • Technischen Test planen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frisches Brot abholen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

Event

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    3 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Zeitplan überwachen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeepause vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Abfall getrennt sammeln

    2 Personen

  • Podiumsdiskussion moderieren

    2 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Networking begleiten

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

    2 Personen

  • Verabschiedung und Abreise begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Abfallcontainer leeren

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Wiederverwendbare Materialien verstauen

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückgeben

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen nachschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • BistrotischeAnz. 12
  • StühleAnz. 130
  • Rednertisch
  • HockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 150
  • Wiederverwendbare WassergläserAnz. 150
  • Wiederverwendbare EsstellerAnz. 150
  • Wiederverwendbare DesserttellerAnz. 150
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12
  • WasserkannenAnz. 15

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Audiomischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhalteschalenAnz. 6
  • InduktionsplattenAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 6
  • KüchenzangenAnz. 6
  • SchürzenAnz. 8
  • KühlthermometerAnz. 3

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 140
  • NamensschildhalterAnz. 140
  • TischdeckenAnz. 14
  • ProgrammhefteAnz. 140
  • InfotafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • Post-itsAnz. 20
  • StifteAnz. 30
  • NotizbücherAnz. 140
  • StifteAnz. 150
  • Goodiebag-TaschenAnz. 140
  • PflanzenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • AbfalltrennbehälterAnz. 8
  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • HandfegerAnz. 3
  • Wiederverwendbare PutztücherAnz. 20
  • HandschuheAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandtuchspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Saal und Technik mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur Beamer und Leinwand, sondern auch Funkmikrofone, Lautsprecher, Audiomischpult, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel.
  • Verschicke Einladungen erst, wenn Programm, Anmeldeformular und Transportinformationen stehen. Plane für die Bearbeitung der Anmeldungen mindestens 2 Wochen ein und erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular.
  • Fordere Präsentationen spätestens 3 Tage vor der Konferenz an. Sammle außerdem Sprecherinformationen und verschicke das Sprecherbriefing, damit Namen, Themen, Zeitvorgaben und technische Anforderungen nicht am Veranstaltungstag fehlen.
  • Bestelle Catering und Getränke nach der Anmeldefrist und rechne pro Person mit einer vollständigen Mahlzeit, Snacks sowie 1 bis 1,5 Litern Wasser für den Konferenztag. Bestätige die Getränkelieferung mindestens 3 Tage vorher und stelle Getränke rechtzeitig kalt.
  • Richte die Registrierungstheke 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass ein. Lege Teilnehmerliste, Namensschilder, gedrucktes Programm und Beschilderung bereit; teste parallel die Präsentationstechnik und stelle Kaffeebecher, Wassergläser und Serviergeschirr auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Nachhaltigkeitskonferenz organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Saal, Technik und Rednern. Die Anmeldung sollte spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten, damit Catering und Sitzplätze planbar bleiben.
Wann sollte man die Einladungen für eine Nachhaltigkeitskonferenz verschicken?
Verschicke die Einladungen, sobald Programm, Anmeldeformular und Transportinformationen feststehen, meist 4 bis 6 Wochen vor der Konferenz. Lass mindestens 2 Wochen für Rückmeldungen und die Bearbeitung der Anmeldungen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Nachhaltigkeitskonferenz?
Rechne mit 1 bis 1,5 Litern Wasser pro Person für den gesamten Konferenztag, zusätzlich zu Kaffee und weiteren Getränken. Bestätige die Lieferung mindestens 3 Tage vorher und kühle die Getränke am Vortag.
Wann müssen Präsentationen und Sprecherinformationen vorliegen?
Fordere beides spätestens 3 Tage vor der Konferenz an. So bleibt Zeit, Dateien auf dem Laptop zu prüfen, den technischen Test zu planen und fehlende Angaben beim Sprecher nachzufragen.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!