Checklist para organizar una conferencia de políticas

Una conferencia de políticas necesita una secuencia clara: primero defines el objetivo y el programa, después cierras ponentes, lugar e inscripciones, y al final coordinas técnica, catering y acreditaciones. Este plan reúne 73 tareas y 63 elementos para que no dependas de la memoria. Presta especial atención a las presentaciones, las preferencias dietéticas y las pruebas de sonido e imagen. El día del evento, una mesa de registro preparada y un plan de trabajo impreso evitan muchas interrupciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Establecer programa y objetivo
2 personas
Confirmar ponentes
Fijar al presentador
Reservar el lugar
Reservar el catering
Reservar material técnico
Redactar invitaciones
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información de los ponentes
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Cerrar la lista de participantes
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Imprimir los programas
Definir la disposición de las mesas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Probar la técnica
2 personas
Confirmar el pedido de catering
Hacer la compra
3 personas
Reunir el equipo y los materiales
3 personas
Clasificar acreditaciones y programas
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar las presentaciones
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colocar la decoración
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Instruir al equipo de registro
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Servir café de bienvenida
3 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
Coordinar a los ponentes
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Preparar la pausa para el café
3 personas
Servir la pausa para el café
3 personas
Retirar la vajilla usada
3 personas
Moderar el panel de discusión
3 personas
Preparar el bufé de la noche
4 personas
Servir el buffet de la noche
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Guiar el cierre
2 personas
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el bufé y la cocina
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar presentaciones
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar la lista de participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 14
Sillascant. 120
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de oradores
Atril
Taburetescant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 140
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 140
Tenedorescant. 140
Cuchilloscant. 140
Cucharascant. 140
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 8
Jarrascant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
bandejascant. 8

Decoración

Manteles runnerscant. 14
Arreglos floralescant. 8
Pancartas con nombrescant. 12
Señales de orientacióncant. 8
Fundas para mesas altascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Artículos de oficina

Tarjetas de nombrecant. 120
Lanyardscant. 120
Folletos del programacant. 120
Bloc de notascant. 120
Bolígrafoscant. 130
Portalápicescant. 6
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Rotuladorescant. 12
Post-itscant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Aspiradora
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Escoba y recogedorcant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones y confirma a cada ponente por escrito. Pide las presentaciones con varios días de margen para revisarlas y comprobar que funcionan en el portátil y el proyector.
No dejes las inscripciones para la última semana: fija una fecha de cierre y recopila las preferencias dietéticas junto con los datos de contacto. Así puedes confirmar el pedido de catering con cifras reales.
Prueba la técnica en el lugar antes de abrir las puertas. Comprueba proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, cables HDMI, alargadores y regletas, y lleva baterías externas de reserva.
Prepara por separado las acreditaciones, etiquetas con nombres y programas. Colócalos en la mesa de registro en el orden de llegada o alfabéticamente para que cada inscripción tarde menos de un minuto.
Define la disposición de mesas y sillas antes del montaje, especialmente si habrá mesa de oradores, atril y mesas de buffet. Reserva un recorrido libre hasta la pantalla, el escenario y la zona de catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de políticas?: Empieza al menos 8 semanas antes si participan varios ponentes y necesitas reservar lugar, catering y material técnico. Cierra inscripciones y preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes del evento.
¿Cuándo hay que pedir las presentaciones de los ponentes?: Solicítalas como mínimo 7 días antes y revísalas en los 3 días siguientes. Así todavía puedes pedir cambios y probar todos los archivos durante la prueba técnica.
¿Cuántos micrófonos y equipos técnicos necesito para una conferencia?: Calcula un micrófono por persona que hable simultáneamente y añade al menos 1 de reserva si el programa incluye preguntas del público. Prueba todo 2 horas antes de la apertura, incluidos cables, regletas y el clic de presentación.
¿Cuándo debo cerrar la lista de participantes e imprimir las acreditaciones?: Cierra la lista entre 3 y 5 días antes para poder imprimir etiquetas con nombres, programas y el plan de trabajo. Deja una pequeña cantidad de acreditaciones en blanco para cambios de última hora.

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