Beleidsconferentie organiseren: checklist en planning

Een beleidsconferentie staat of valt met een strak programma, bevestigde sprekers en techniek die vóór de ontvangst is getest. Begin met doel, datum en locatie en werk daarna naar uitnodigingen, aanmeldingen en catering toe. Sluit de deelnemerslijst op tijd af, zodat naamkaartjes, programma’s en dieetwensen kloppen. In de laatste dagen draait alles om presentaties verzamelen, materialen sorteren en het draaiboek uitvoerbaar maken. Met deze checklist houd je de 73 taken en 63 benodigde spullen bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en doel vastleggen
2 personen
Sprekers bevestigen
Dagvoorzitter vastleggen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Technische benodigdheden reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie versturen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Deelnemerslijst afsluiten
Naamkaartjes printen
2 personen
Programma's printen
Tafelschikking bepalen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Techniek testen
2 personen
Cateringbestelling bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur en materialen verzamelen
3 personen
Badges en programma's sorteren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Verlichting instellen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie plaatsen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Registratieteam instrueren
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Gebruikt servies afruimen
3 personen
Paneldiscussie begeleiden
3 personen
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
Avondbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet en keuken afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Presentaties archiveren
Bedankbericht versturen
Deelnemerslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 14
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Spreektafel
Katheder
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 140
Vorkenaantal 140
Messenaantal 140
Lepelsaantal 140
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8
Karaffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
dienbladenaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naambordjesaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 8
Statafelrokkenaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Kantoorartikelen

Naamkaartjesaantal 120
Lanyardsaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Balpennenaantal 130
Pennenbakkenaantal 6
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Stiftenaantal 12
Post-itsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een vast moment om presentaties te verzamelen en controleren. Vraag bestanden uiterlijk enkele werkdagen vóór de conferentie op, zodat je dia’s nog op de laptop en beamer kunt testen.
Sluit de deelnemerslijst niet pas op de ochtend zelf. Gebruik het definitieve aantal voor catering, naamkaartjes, programma’s en de tafelschikking; noteer dieetwensen in één overzicht.
Test alle techniek in de zaal, niet alleen op kantoor. Controleer beamer, HDMI-kabels, microfoons, audiomixer, luidsprekers, verlengsnoeren en stekkerdozen met de presentatie van de eerste spreker.
Maak één ontvangstset per onderdeel: badges en programma’s bij de registratietafel, het draaiboek bij de organisatie en de presentaties op zowel de laptop als een tweede opslagmedium. Zo verlies je bij het uitdelen geen tijd.
Leg de openingsploeg en aankomsttijd schriftelijk vast. Degene die de locatie opent controleert eerst de opstelling, katheder, spreektafel, stoelen, catering en stroompunten voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een beleidsconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met doel, programma, locatie, sprekers en dagvoorzitter. Verstuur de uitnodigingen zodra datum en hoofdprogramma vaststaan, zodat je de aanmeldingen en catering tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet je de deelnemerslijst van een beleidsconferentie sluiten?: Sluit de lijst meestal 3 tot 5 werkdagen vóór de conferentie. Dan heb je nog tijd om naamkaartjes en programma’s te printen, de tafelschikking te bepalen en de cateringbestelling op het definitieve aantal af te stemmen.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor een techniekcheck?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten in de zaal, vóór de ontvangst. Test beamer, laptop, projectiescherm, microfoons, audiomixer, luidsprekers en presentatieklikker met de daadwerkelijke aansluitingen.
Wanneer verzamel je dieetwensen en presentaties?: Vraag dieetwensen direct uit via het aanmeldformulier en controleer ze opnieuw bij het afsluiten van de lijst. Vraag presentaties uiterlijk 2 tot 3 werkdagen vooraf op, zodat je bestanden kunt controleren en in de juiste volgorde klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.