Politikkonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätigen Sie Referenten und Moderation spätestens vier bis sechs Wochen vor der Konferenz. Fordern Sie Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag an, sondern prüfen Sie sie mindestens 48 Stunden vorher auf Format, Ton und Bild.
• Schließen Sie die Teilnehmerliste zwei bis drei Werktage vor Beginn ab. Danach lassen sich Namensschilder, Programme, Tischanordnung und Ernährungswünsche zuverlässig an Catering und Empfang weitergeben.
• Planen Sie für die Technik einen vollständigen Test am Vortag ein. Prüfen Sie Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Funkmikrofone, Lautsprecher, Audiomischpult und Präsentationsklicker gemeinsam mit der Person, die vor Ort bedient.
• Richten Sie einen Registrierungstisch mit alphabetisch sortierten Namensschildern und Programmen ein. Legen Sie zusätzlich Powerbanks, Ersatzkabel und Verlängerungskabel bereit, damit fehlende Akkus oder kurze Kabel nicht den Einlass verzögern.
• Bestätigen Sie die Cateringbestellung spätestens 48 Stunden vorher und zählen Sie Geschirr und Serviermaterial anhand der finalen Teilnehmerzahl. Vergessen werden häufig Karaffen, Servierlöffel sowie ausreichend Kaffee- und Wassergläser für Pausen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Politikkonferenz organisieren?

Beginnen Sie idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Referenten, Moderation, Catering, Technik und Einladungen noch ohne Zeitdruck koordinieren.

Wann müssen die Einladungen für eine Politikkonferenz verschickt werden?

Verschicken Sie die Einladungen etwa sechs Wochen vor dem Termin. Lassen Sie mindestens zwei bis drei Wochen für Rückmeldungen und anschließend fünf Werktage für die Bearbeitung der Anmeldungen ein.

Wann sollte die Teilnehmerliste einer Politikkonferenz feststehen?

Schließen Sie die Liste zwei bis drei Werktage vor der Veranstaltung ab. So können Sie Namensschilder und Programme drucken, die Tischanordnung festlegen und Ernährungswünsche an das Catering melden.

Wie lange vor der Politikkonferenz sollte die Technik getestet werden?

Testen Sie die komplette Technik spätestens am Vortag und führen Sie am Veranstaltungstag einen kurzen Funktionstest durch. Rechnen Sie dafür mindestens 60 Minuten ein, besonders bei mehreren Mikrofonen und Präsentationen.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für eine Beiratssitzung
• Eine Beiratssitzung strukturiert organisieren
• Beiratssitzung organisieren: Was wann erledigt werden muss
• Dartturnier organisieren: die vollständige Checkliste