Organiser une conférence filmée sans rien oublier

Une conférence filmée demande plus qu’une salle et un vidéoprojecteur. Il faut coordonner les inscriptions, les intervenants, les droits de diffusion, la projection et l’accueil le même jour. Cette checklist de 48 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières annonces au rangement final. Vous y trouverez aussi les équipements et la vaisselle à prévoir pour que la séance, les présentations et la pause se déroulent sans improvisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier les informations sur les intervenants
Vérifier les droits de diffusion du film
Fournir la version film
Réserver le lieu
Réserver la technique
Commander le catering
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
Mettre à jour la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Tester le film et les présentations
2 personnes
Refroidir les boissons
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter la salle
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Régler l’éclairage
Tester le film en entier
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la conférence
Projeter le film
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retourner le matériel technique
Fermer le lieu
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Nappesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Pied de microphone
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 3

Décoration

Tapis rouge
Affiches de filmqté 6
Pinces à affichesqté 12
Badges nominatifsqté 60

Catering

Distributeurs de boissonsqté 2
Plateaux de présentationqté 8
Porte-serviettesqté 6
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Conseils

Vérifiez les droits de diffusion du film avant d’annoncer définitivement la séance. Demandez aussi la version du fichier suffisamment tôt pour la tester sur l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement et mettez à jour la liste des visiteurs. Imprimez ensuite les badges nominatifs et le programme à partir des dernières informations.
Réservez la technique en même temps que le lieu : écran, vidéoprojecteur, son, microphone, câbles HDMI, adaptateurs, multiprises et rallonges doivent être compatibles. Prévoyez un test complet du film et des présentations avant l’arrivée du public.
Le jour même, arrivez au moins 2 heures avant l’ouverture pour inspecter la salle, installer les chaises et les tables, brancher le son et régler l’éclairage. Gardez du temps pour corriger une image déformée, un câble manquant ou un micro mal réglé.
Pour la pause, comptez la vaisselle et les boissons sur la base des inscriptions confirmées, puis refroidissez les boissons avant l’accueil. Les machines à café, bouilloires, thermos, glacières et bacs à glaçons sont souvent oubliés alors qu’ils conditionnent le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une conférence filmée ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines pour publier la date, ouvrir les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et confirmer les intervenants. Gardez les derniers 3 jours pour les impressions, les achats et la vérification technique.
Quand tester le film et les présentations ?: Faites un premier test au moins 7 jours avant la conférence, puis un second le jour même, environ 90 minutes avant l’ouverture. Testez le fichier réel, le son, les sous-titres, les branchements HDMI et la compatibilité de l’ordinateur.
Combien de temps avant faut-il réserver la salle et la technique ?: Réservez la salle et le matériel technique dès que la date est connue, idéalement 4 semaines à l’avance. Cette marge permet de remplacer un vidéoprojecteur, un microphone ou un câble indisponible avant le jour de la projection.
Quand commander le catering pour une conférence filmée ?: Confirmez le catering après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant l’événement. Utilisez la liste finale et les besoins alimentaires recueillis pour ajuster les portions, la vaisselle et les boissons.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.