LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Filmlezing organiseren: checklist en planning

Een filmlezing combineert een inhoudelijk programma met filmvertoning, presentatie en ontvangst. Plan daarom niet alleen de spreker en uitnodigingen, maar ook filmrechten, de juiste filmversie en een technische test. Open de aanmeldingen op tijd, verzamel dieetwensen en houd de bezoekerslijst actueel. Op de dag zelf werk je van ruimte-inspectie naar stoelen, projectiescherm, beeld, geluid, licht en catering.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma publiceren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Sprekerinformatie publiceren

  • Filmrechten controleren

  • Filmversie aanleveren

  • Locatie reserveren

  • Techniek reserveren

  • Catering bestellen

  • Programma afdrukken

  • Naamkaartjes maken

  • Bezoekerslijst bijwerken

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Film en presentaties testen

    2 personen

  • Dranken koelen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimte inspecteren

    2 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Tafels opstellen

    2 personen

  • Projectiescherm plaatsen

    2 personen

  • Projector aansluiten

    2 personen

  • Geluid aansluiten

    2 personen

  • Licht instellen

  • Film volledig testen

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Hapjes klaarzetten

    2 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Programma uitdelen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Lezing begeleiden

  • Film vertonen

    2 personen

  • Pauzehapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Vragenronde begeleiden

  • Borrelhapjes serveren

    2 personen

  • Bezoekers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Servies verzamelen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    3 personen

  • Techniek retourneren

  • Locatie afsluiten

  • Gevonden voorwerpen afhandelen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 60
  • Tafelsaantal 8
  • Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Laptop
  • HDMI-kabelaantal 2
  • HDMI-adapteraantal 2
  • Luidsprekersaantal 2
  • Microfoonaantal 2
  • Microfoonstandaard
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Verlengkabelsaantal 6

Verlichting

  • Staande lampenaantal 4

Servies

  • Koffiekopjesaantal 60
  • Waterglazenaantal 60
  • Wijnglazenaantal 60
  • Bordenaantal 60
  • Besteksetsaantal 60
  • Koffielepelsaantal 60

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 8
  • Serveerlepelsaantal 8
  • Koelboxenaantal 3
  • IJsblokjesbakkenaantal 3

Decoratie

  • Rode loper
  • Filmpostersaantal 6
  • Posterklemmenaantal 12
  • Naamkaartjesaantal 60

Catering

  • Drankdispensersaantal 2
  • Presentatieplateausaantal 8
  • Servettenhoudersaantal 6
  • Boodschappen

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Emmersaantal 2
  • Dweilenaantal 2

Tips

  • Controleer de filmrechten voordat je de datum en het programma definitief publiceert. Vraag de filmversie minstens 1 week vooraf op en test die samen met de presentaties op de gebruikte laptop.
  • Plan de techniekstest niet pas bij aanvang. Trek minimaal 60 minuten uit voor beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, HDMI-adapter, luidsprekers en microfoon; controleer ook stekkerdozen en verlengkabels.
  • Werk de bezoekerslijst uiterlijk 24 uur voor de filmlezing bij. Gebruik het aantal aanmeldingen om stoelen, naamkaartjes, waterglazen, koffiekopjes en catering te tellen, met enkele extra exemplaren.
  • Koel dranken pas nadat je de ruimte en techniek hebt gecontroleerd. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op een vaste plek en houd serveerschalen en serveerlepels apart van de apparatuur.
  • Maak bij het openen eerst een ronde door de ruimte. Controleer looproutes, licht, projectiescherm en geluidsniveau voordat je de rode loper, filmposters en andere aankleding definitief plaatst.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik filmrechten voor een filmlezing regelen?
Regel de filmrechten voordat je het programma publiek maakt, bij voorkeur minstens 4 weken voor de vertoning. Zo houd je tijd over voor toestemming, een alternatieve filmversie of technische aanpassingen.
Hoe lang van tevoren moet ik de techniek van een filmlezing testen?
Test film, presentaties, beeld en geluid minimaal 1 week vooraf. Doe op de dag zelf nog een volledige controle van ongeveer 60 minuten, inclusief projector, HDMI-aansluiting, luidsprekers en microfoon.
Hoeveel stoelen en glazen heb ik nodig voor een filmlezing?
Tel de definitieve bezoekerslijst 24 uur vooraf en zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar. Reken voor glazen en servies op het aantal bezoekers plus ongeveer 10 procent reserve, zodat een gebroken of extra gebruikt exemplaar geen probleem wordt.
Wanneer moet ik uitnodigingen en het aanmeldformulier versturen?
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma, locatie en sprekerinformatie vaststaan, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de lijst uiterlijk 24 uur voor de filmlezing af voor de laatste catering- en zaalcontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.