Checklist para organizar una proyección y charla sobre cine
Una proyección con charla necesita más coordinación que una sesión normal: hay que confirmar los derechos, controlar las inscripciones y probar la película antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne 48 tareas y 39 materiales para ordenar el trabajo desde el anuncio hasta el desmontaje. Reserva con tiempo la sala y la técnica, calcula el catering según las preferencias dietéticas y deja margen para ajustar imagen, sonido e iluminación. Así evitarás resolver problemas técnicos mientras llegan los asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar la fecha y el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar información del ponente
Comprobar los derechos de proyección
Entregar la versión de cine
Reservar el lugar
Reservar técnica
Pedir el catering
Imprimir el programa
Hacer tarjetas con nombres
Actualizar la lista de visitantes
Hacer la compra
2 personas
Probar la película y las presentaciones
2 personas
Enfriar bebidas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el espacio
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
2 personas
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar el sonido
2 personas
Ajustar la iluminación
Probar la película por completo
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Moderación de la charla
Proyectar una película
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Servir aperitivos
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver el equipo técnico
Cerrar el recinto
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mantelescant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonocant. 2
- Soporte de micrófono
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 6
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 8
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 3
Decoración
- Alfombra roja
- Pósters de películascant. 6
- Pinzas para cartelescant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 60
Catering
- Dispensadores de bebidascant. 2
- Bandejas de presentacióncant. 8
- Porta-servilletascant. 6
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
Consejos
- Confirma los derechos de proyección antes de publicar el programa y guarda la versión autorizada de la película en el portátil que se usará el día del evento. Comprueba también que el formato sea compatible con el proyector.
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes: reproduce la película, las presentaciones y el sonido desde el mismo portátil, con el cable HDMI y el adaptador que llevarás al lugar.
- Cierra las inscripciones y revisa la lista de visitantes entre 24 y 48 horas antes. Usa ese número para pedir el catering, preparar las tarjetas con nombres y calcular vasos, tazas y cubiertos.
- Llega al lugar con al menos 2 horas de margen para inspeccionar la sala, colocar las sillas y montar pantalla, proyector y sonido. Prueba también las regletas y los cables alargadores antes de que entre el público.
- Enfría las bebidas y prepara café, té y agua antes de abrir la ubicación. Deja el catering listo para servir durante la charla, no durante la proyección, y reserva un espacio claro para las bandejas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una proyección y charla de cine?
- Empieza a reservar la sala, la técnica y el ponente al menos 4 semanas antes. Confirma los derechos de proyección y publica la fecha y el programa antes de abrir las inscripciones.
- ¿Cuándo hay que probar la película y el proyector?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela al llegar, con un margen mínimo de 2 horas antes de la apertura. Comprueba imagen, sonido, presentaciones, cables y adaptadores.
- ¿Cuánto catering pedir para una charla de cine?
- Usa la lista de visitantes cerrada entre 24 y 48 horas antes como base. Añade aproximadamente un 10 % de margen para bebidas y revisa primero las preferencias dietéticas recogidas en el formulario.
- ¿Cuánto tiempo antes deben llegar los asistentes?
- Abre el acceso 15 minutos antes del inicio para registrar a los visitantes y entregar las tarjetas con nombres. La sala, las sillas y la técnica deben estar completamente listas al menos 30 minutos antes.
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