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Filmvortrag organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Ein Filmvortrag braucht mehr Vorbereitung als nur einen Beamer und einen Film. Du musst Anmeldungen, Filmrechte, Technik, Raum und Verpflegung aufeinander abstimmen. Plane die organisatorischen Aufgaben in dieser Reihenfolge, damit am Veranstaltungstag nichts von fehlenden Adaptern, ungeprüften Filmdateien oder einer unvollständigen Besucherliste abhängt. Die Checkliste umfasst 48 Aufgaben und 39 benötigte Dinge – von der Einladung bis zum letzten Lichttest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinfos veröffentlichen

  • Filmrechte prüfen

  • Filmversion einreichen

  • Location reservieren

  • Technik reservieren

  • Catering bestellen

  • Programm drucken

  • Namensschilder erstellen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Film und Präsentationen testen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum inspizieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Licht einstellen

  • Den Film vollständig testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Vortrag begleiten

  • Film vorführen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Technik zurückbringen

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 3

Dekoration

  • Roter Teppich
  • FilmplakateAnz. 6
  • PosterklemmenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 60

Catering

  • GetränkespenderAnz. 2
  • PräsentationsplattenAnz. 8
  • ServiettenhalterAnz. 6
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2

Tipps

  • Prüfe die Filmrechte und die eingereichte Filmversion frühzeitig, spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Vortrag. So bleibt Zeit, eine andere Datei oder eine schriftliche Freigabe zu beschaffen.
  • Teste Film, Präsentationen und Ton nicht erst beim Einlass. Plane einen vollständigen Techniktest am Vortag und prüfe dabei Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon gemeinsam.
  • Aktualisiere die Besucherliste bis zum Veranstaltungstag und erfasse Ernährungswünsche mindestens 5 Tage vor dem Cateringauftrag. Rechne Getränke und Geschirr anschließend nach der tatsächlichen Anmeldezahl ab.
  • Öffne den Raum mindestens 2 Stunden vor Beginn. In dieser Zeit lassen sich Stühle und Tische aufstellen, Leinwand und Projektor ausrichten, Kabel sichern und die Beleuchtung mit Stehlampen einstellen.
  • Kühle Getränke früh genug und halte Wasser direkt am Sitzplatz oder Eingang bereit. Für den Empfang im ersten Stunde sind 2 bis 3 Getränke pro Person ein realistischer Richtwert; Eiswürfel und Kühlboxen werden dabei oft vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Filmvortrag organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Filmrechten. Einladungen und Anmeldeformular sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin bereitstehen.
Wann müssen die Filmrechte für einen Filmvortrag geklärt sein?
Kläre die Rechte mindestens 4 Wochen vor dem Vortrag, bevor du das Programm endgültig veröffentlichst. Prüfe außerdem, ob die verwendete Filmversion tatsächlich der freigegebenen Fassung entspricht.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Filmvortrag?
Plane mindestens 2 Stunden für Raum und Technik ein. Der vollständige Test von Bild, Ton, Präsentationen und Mikrofon sollte zusätzlich 30 bis 45 Minuten ohne Publikum dauern.
Wie viele Getränke braucht man für einen Filmvortrag?
Rechne für den Empfang mit 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde und stelle zusätzlich Wasser bereit. Bestelle das Catering erst, wenn die Anmeldezahlen und Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vorher geprüft sind.

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