Organiser une conférence de presse sans rien oublier

Une conférence de presse se joue autant dans les semaines précédentes que dans les trente minutes avant l’arrivée des journalistes. Cette checklist rassemble les points à coordonner : date et lieu, invitations, accréditations, besoins techniques, droits de projection, restauration et accueil. Prépare aussi les éléments qui prennent du temps au dernier moment, comme les badges, les dossiers de presse, le test vidéo et l’installation de la salle. Suis l’ordre du plan pour garder une vue claire jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Confirmer les droits de diffusion et de projection du film
Établir la liste de presse
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les accréditations presse
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Demander les exigences techniques
Réserver le catering
Confirmer le photographe
Briefing de l'animateur
Constituer le dossier de presse
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Imprimer le programme
Imprimer la liste de présence
Tester le fichier vidéo et la sauvegarde
2 personnes
Passer en revue la planification technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer la salle
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer l’image et le son
2 personnes
Régler les niveaux d’éclairage
Tester le film en entier
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Distribuer les dossiers de presse
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Lancer la projection du film
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Réapprovisionner le buffet apéritif
3 personnes
Faciliter les interviews
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Vérifier le matériel
Restituer le matériel emprunté
Envoyer le suivi presse

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tables de réceptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Fauteuils loungeqté 8
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Enceintesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 5
Clés USBqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Poubellesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Stylosqté 20
Panneaux d’inscriptionqté 2
Tapis rouge

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Catering

Courses

Conseils

Verrouille la date, le lieu et les droits de diffusion ou de projection du film avant d’envoyer les invitations. Sans ces confirmations, tu risques de devoir modifier le programme après l’ouverture des accréditations.
Demande les besoins alimentaires et les exigences techniques lors de l’inscription, puis transmets-les au traiteur et à l’équipe technique au plus tard une semaine avant la conférence. Cela laisse le temps de prévoir les adaptations nécessaires.
Teste le fichier vidéo sur l’ordinateur portable qui sera utilisé sur place, avec le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et les adaptateurs prévus. Fais un second test avec la sauvegarde au moins 24 heures avant le début.
Prépare les badges nominatifs, la liste de présence, les programmes et les dossiers de presse avant l’ouverture du lieu. Compte un exemplaire par journaliste inscrit, plus 5 à 10 exemplaires de réserve.
Prévois l’installation de la salle avant l’accueil : chaises, table d’enregistrement, fauteuils, porte-manteaux, buffet et boissons. Garde au moins 30 minutes entre la fin du montage et l’arrivée des premiers invités pour corriger un oubli.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance envoyer les invitations pour une conférence de presse ?: Envoie les invitations environ trois semaines avant la date prévue et ouvre les accréditations au même moment. Fais une relance entre 7 et 10 jours avant, puis confirme les inscrits quelques jours avant l’événement.
Quand préparer un dossier de presse pour une conférence de presse ?: Prépare le contenu au moins une semaine avant afin de pouvoir le relire et l’imprimer à temps. Assemble les dossiers la veille ou le matin même, avec 5 à 10 exemplaires supplémentaires par rapport au nombre de journalistes confirmés.
Quand tester la vidéo et le matériel technique ?: Effectue un premier test complet au moins 24 heures avant la conférence, avec le fichier vidéo, sa sauvegarde, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les câbles, les adaptateurs, les enceintes et les microphones. Refais un contrôle rapide 30 à 60 minutes avant l’accueil.
Combien de temps faut-il pour installer une salle de conférence de presse ?: Prévois au minimum 90 minutes pour installer les chaises, les tables, l’enregistrement, le buffet, les boissons et le matériel audiovisuel. Ajoute 30 minutes de marge avant l’arrivée du public pour régler les derniers détails.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.