Pressevorstellung organisieren: die Checkliste
Bei einer Pressevorstellung müssen Filmrechte, Technik und Presseempfang gleichzeitig funktionieren. Beginne mehrere Wochen vorher mit Termin, Ort, Presseverteiler und Einladungen; in der letzten Woche klärst du Akkreditierungen, Ernährungswünsche und technische Anforderungen. Am Veranstaltungstag zählen ein getestetes Film-Backup, ein besetzter Anmeldetisch und vorbereitete Pressemappen. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge, ohne die einzelnen Aufgaben und benötigten Materialien doppelt aufzulisten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Filmrechte und Vorführung bestätigen
Presseverteiler zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Presseakkreditierungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Technische Anforderungen anfragen
Catering reservieren
Fotograf bestätigen
Moderator einweisen
Pressemappe zusammenstellen
2 Personen
Namensschilder erstellen
Programm drucken
Anwesenheitsliste drucken
Filmdatei und Backup testen
2 Personen
Technische Planung durchgehen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Saal reinigen
2 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
Pressemappen bereitlegen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Bild und Ton anschließen
2 Personen
Lichtstufen einstellen
Den Film vollständig testen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
Event
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Pressemappen verteilen
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Filmvorführung starten
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Getränkebuffet auffüllen
3 Personen
Interviews ermöglichen
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Materialien prüfen
Geliehene Materialien zurückgeben
Personalfollow-up versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- EmpfangstischeAnz. 3
- BuffetischeAnz. 4
- Lounge-SesselAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- WeingläserAnz. 80
- WassergläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- Dinner-TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 80
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 3
- LautsprecherboxenAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 5
- VerlängerungskabelAnz. 5
- USB-SticksAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
- BrotkörbeAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschilderAnz. 70
- BadgehalterAnz. 70
- StifteAnz. 20
- RegistrierungsschilderAnz. 2
- Roter Teppich
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige die Filmrechte und die Vorführung spätestens zwei Wochen vor dem Termin. Teste die Filmdatei am Vortag auf dem tatsächlich verwendeten Laptop, Beamer und HDMI-Adapter und halte zusätzlich eine Kopie auf einem USB-Stick bereit.
- Schließe die Anmeldung 2 bis 3 Tage vor der Pressevorstellung ab. Dann kannst du Namensschilder, Anwesenheitsliste, Pressemappen und die Cateringmenge nach den tatsächlichen Zusagen vorbereiten.
- Plane für den Empfang einen eigenen Tisch nahe dem Eingang ein. Lege Pressemappen, Namensschilder und die gedruckte Anwesenheitsliste dort mindestens 30 Minuten vor Einlass bereit.
- Gehe den technischen Ablauf am Vortag einmal vollständig durch: Bild, Ton, Mikrofone, Lautsprecher, Strom- und Verlängerungskabel. Prüfe auch, ob für den verwendeten Laptop ein passender HDMI-Anschluss oder Adapter vorhanden ist.
- Kühle Getränke nicht erst bei der Saalöffnung. Stelle Wasser und andere Getränke etwa 60 Minuten vorher kalt und baue das Cateringbuffet so auf, dass Serviertabletts und Servierzangen ohne Suche erreichbar sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einer Pressevorstellung einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Öffne die Presseakkreditierung direkt mit der Einladung und bearbeite Rückmeldungen bis spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Termin.
- Wann muss die Technik für eine Pressevorstellung getestet werden?
- Führe den vollständigen Techniktest am Vortag durch und prüfe die Filmdatei zusätzlich am Veranstaltungstag. Plane mindestens 60 Minuten vor dem Einlass für Aufbau, Toncheck und einen kurzen Testlauf ein.
- Wie viele Pressemappen braucht man für eine Pressevorstellung?
- Bereite für jede bestätigte Akkreditierung eine Pressemappe vor und lege 5 bis 10 zusätzliche Exemplare bereit. So reichen die Unterlagen auch bei kurzfristigen Zusagen oder Begleitpersonen.
- Wann sollte das Catering für eine Pressevorstellung bestellt werden?
- Reserviere das Catering mindestens 7 bis 10 Tage vorher, sobald die erwartete Teilnehmerzahl absehbar ist. Aktualisiere die Menge und gemeldete Ernährungswünsche 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung.
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