Checklist para organizar una presentación a la prensa

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la lista de prensa antes de enviar las invitaciones y abre las acreditaciones con suficiente margen para gestionar inscripciones, cambios y preferencias dietéticas. El día anterior, imprime la lista de asistencia y prepara las tarjetas con nombres.
• Confirma los derechos de proyección y exhibición antes de cerrar el programa. Prueba el vídeo en el portátil y el proyector, verifica la pantalla, los cables HDMI, los adaptadores, los altavoces y una copia de seguridad en una memoria USB.
• Pide los requisitos técnicos con antelación y haz una revisión completa de la planificación técnica antes de abrir la ubicación. Comprueba también los micrófonos, sus soportes, las regletas y los cables alargadores.
• Reserva el catering cuando ya conozcas el número previsto de asistentes y recoge las restricciones alimentarias durante la inscripción. Deja listas las mesas de buffet, las bandejas, las pinzas, las bebidas frías y el servicio de café antes de que llegue la prensa.
• Reserva al fotógrafo y prepara al presentador antes del evento, no durante el montaje. En la sala, coloca las sillas, la mesa de registro, las carpetas de prensa y el programa impreso siguiendo el recorrido que harán los asistentes al llegar.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una presentación a la prensa?

Envíalas con al menos 2 o 3 semanas de antelación para que los periodistas puedan reservar la fecha. Cierra las confirmaciones y la lista de asistencia unos días antes del evento.

¿Cuándo hay que preparar el dossier de prensa?

Ten una versión final lista como mínimo 3 días antes. Así puedes imprimir las carpetas de prensa, revisar los datos y corregir errores sin hacerlo durante el montaje.

¿Cuánto antes se prueba el equipo de proyección?

Haz una prueba completa el día anterior y repítela al abrir la ubicación. Comprueba el vídeo principal, la copia de seguridad, el proyector, la pantalla, los cables, el sonido y los micrófonos.

¿Cuándo debo confirmar el catering y las preferencias dietéticas?

Confirma el catering cuando tengas una previsión fiable de asistentes y recoge las preferencias dietéticas durante las acreditaciones. Revisa el número final entre 24 y 48 horas antes para ajustar las cantidades.

Planes parecidos a este

• Checklist para organizar la apertura de temporada del camping
• Checklist para organizar una Barbacoa del Día del Padre
• Checklist para organizar una boda al aire libre
• Checklist para organizar una boda bohemia