Persvoorstelling organiseren: checklist van planning tot vertoning
Een persvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een film en een zaal. Je moet persaccreditaties, uitnodigingen, technische vereisten, catering en persmappen op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en filmrechten, en werk daarna toe naar een sluitende gastenlijst en getest programma. Op de dag zelf draait alles om een vlotte registratie, een betrouwbare vertoning en een zaal die klaarstaat voordat de eerste journalist binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Filmrechten en vertoning bevestigen
Perslijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Persaccreditaties openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Technische vereisten opvragen
Catering reserveren
Fotograaf bevestigen
Presentator instrueren
Persmap samenstellen
2 personen
Naamkaartjes maken
Programma afdrukken
Aanwezigheidslijst afdrukken
Filmfile en back-up testen
2 personen
Technische planning doornemen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel plaatsen
2 personen
Persmappen klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Beeld en geluid aansluiten
2 personen
Lichtstanden instellen
Film volledig testen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
Event
Registratiebalie bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Persmappen uitdelen
2 personen
Opening aankondigen
Filmvertoning starten
Dranken bijvullen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Borrelbuffet aanvullen
3 personen
Interviews faciliteren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen controleren
Geleende materialen retourneren
Persopvolging versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Receptietafelsaantal 3
- Buffettafelsaantal 4
- Loungezetelsaantal 8
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Wijnglazenaantal 80
- Waterglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Dinerbordenaantal 80
- Dessertbordjesaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 80
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 2
- HDMI-adaptersaantal 3
- Geluidsboxenaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 5
- Verlengkabelsaantal 5
- USB-sticksaantal 2
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Serveertangenaantal 8
- Broodmandenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 70
- Badgehoudersaantal 70
- Pennenaantal 20
- Registratiebordenaantal 2
- Rode loper
Verlichting
- Ledspotsaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, locatie en filmrechten eerst vast. Verstuur uitnodigingen pas wanneer je zeker weet dat de vertoning technisch en juridisch kan doorgaan.
- Open de persaccreditaties enkele weken vooraf en verwerk aanmeldingen dagelijks. Vraag daarbij meteen dieetwensen en technische behoeften op, zodat catering en zaalindeling niet op het laatste moment wijzigen.
- Test de filmfile minimaal 1 week vooraf op de laptop, beamer, het projectiescherm en de geluidsboxen. Test op de dag zelf opnieuw en bewaar een back-up op minstens 2 USB-sticks.
- Plan registratie en ontvangst ruim vóór aanvang. Zet naamkaartjes, aanwezigheidslijst en persmappen op de registratietafel; leg extra exemplaren klaar voor onverwachte gasten.
- Maak een afzonderlijke opbouwplanning voor stoelen, tafels, catering en techniek. Zet dranken koud, bouw het buffet op en controleer alle HDMI-kabels, adapters, stekkerdozen en verlengkabels voordat de presentator arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een persvoorstelling organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en filmrechten. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de voorstelling en sluit de praktische voorbereiding uiterlijk 1 week vooraf af.
- Wanneer stuur je uitnodigingen voor een persvoorstelling?
- Stuur uitnodigingen meestal 3 tot 4 weken vooraf, zodra datum, locatie en vertoning bevestigd zijn. Open de persaccreditatie tegelijk, zodat je gedurende 2 tot 3 weken aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken.
- Hoe test je de techniek voor een persvoorstelling?
- Test de filmfile minimaal 1 week vooraf met de laptop, beamer, het scherm en de geluidsboxen. Doe op de dag zelf nog een volledige test en neem minimaal 1 back-up op USB mee.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een persvoorstelling?
- Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor het openen van de locatie, schoonmaken, stoelen en registratie plaatsen, techniek testen en het cateringbuffet opbouwen. Plan de presentatorbriefing vóór de eerste gasten binnenkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!