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Pressekonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Pressekonferenz steht und fällt mit guter Vorbereitung: Journalistinnen und Journalisten brauchen rechtzeitig alle Informationen, während vor Ort Technik, Sitzordnung und Registrierung funktionieren müssen. Plane Einladungen und Anmeldeformular mehrere Wochen vorher, bestätige Referenten und finalisiere das Programm spätestens einige Tage vor dem Termin. In den letzten 24 Stunden geht es vor allem um Presseunterlagen, Präsentationsdateien, Namensschilder und die Kontrolle der Technik. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Presserliste aktualisieren

  • Anmeldeformular öffnen

  • Pressefragen sammeln

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Referenten bestätigen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Pressemappe zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Präsentationsdateien zusammentragen

  • Technik reservieren

  • Catering bestellen

  • Pressebögen drucken

  • Wegbeschreibung versenden

  • Sprecherbriefing versenden

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Pressemappen füllen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Pressetribüne einrichten

    3 Personen

  • Rückwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Licht und Ton testen

    2 Personen

  • Pressemappen bereitlegen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Namensschilder ausgeben

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Redner betreuen

  • Pressekonferenz präsentieren

  • Mikrofone weitergeben

  • Fragerunde moderieren

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Einzelinterviews betreuen

    2 Personen

  • Presseraum aufräumen

    2 Personen

  • Abendcatering servieren

    3 Personen

  • Technisches Backup überwachen

  • Die letzten Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Technik abbauen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Pressematerial nachsenden

  • Aufnahmen bereitstellen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 75
  • TischeAnz. 10
  • Podiumstisch
  • Umkleidetisch
  • HockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Tonmischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • Präsentationsbildschirm
  • Beamer
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • AufnahmegeräteAnz. 2
  • StativAnz. 2
  • Laptop-LadegeräteAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-PanelsAnz. 4
  • StehlampenAnz. 2

Dekoration

  • Rückwand
  • Logo-BannerAnz. 2
  • WegweiserAnz. 8
  • TischblumenarrangementsAnz. 6

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 80
  • BadgehalterAnz. 80
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 4
  • Anmeldebrett

Dokumentation

  • PressemappenAnz. 80
  • ProgrammflyerAnz. 80
  • NotizblöckeAnz. 80
  • A4-DruckpapierAnz. 2
  • UmschlägeAnz. 80

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und aktualisiere die Pressekontakte fortlaufend. Frage bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche ab, damit das Catering nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
  • Sammle Pressefragen vorab und gib das Sprecherbriefing einige Tage vorher weiter. So können Referenten ihre Antworten vorbereiten und du erkennst rechtzeitig Themen, für die noch Informationen fehlen.
  • Stelle die Pressemappe spätestens am Vortag zusammen. Fülle die Mappen, lege Pressebögen und Namensschilder bereit und drucke zusätzlich eine Anwesenheitsliste für die Registrierung.
  • Teste Präsentationsbildschirm oder Beamer, HDMI-Kabel, Mikrofone und Tonmischpult vor dem Einlass. Halte Verlängerungskabel, Laptop-Ladegeräte und Powerbanks bereit, weil fehlende Stromanschlüsse häufig erst beim Aufbau auffallen.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Raumaufteilung, Tische, Stühle und Registrierungstresen müssen vor dem Öffnen der Location stehen. Getränke solltest du frühzeitig kühlen und Wegweiser so anbringen, dass auch Erstbesucher den Raum ohne Rückfrage finden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Pressekonferenz einladen?
Verschicke die Einladung idealerweise drei bis vier Wochen vorher. Öffne gleichzeitig das Anmeldeformular und sende eine Erinnerung etwa sieben Tage vor dem Termin.
Wann sollte das Programm einer Pressekonferenz feststehen?
Finalisiere das Programm spätestens fünf bis sieben Tage vorher. Bestätige zu diesem Zeitpunkt auch alle Referenten und verschicke das Sprecherbriefing, damit Änderungen noch möglich sind.
Wie viel Technik braucht man für eine Pressekonferenz?
Plane mindestens ein Mikrofon pro Sprecherplatz und ein zusätzliches Funkmikrofon für Fragen aus dem Publikum ein. Teste außerdem Laptop, Präsentationsbildschirm oder Beamer, HDMI-Verbindung, Lautsprecher und Tonmischpult spätestens am Vortag.
Wann muss man die Pressemappe vorbereiten?
Stelle die Pressemappe spätestens 24 Stunden vor Beginn zusammen und fülle die Pressemappen am Vortag. Drucke Pressebögen, Namensschilder und Anwesenheitsliste nicht erst während des Aufbaus.

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