Checklist para organizar una conferencia de prensa
Organizar una conferencia de prensa exige coordinar a periodistas, ponentes, materiales y equipo técnico en un orden claro. Esta checklist reúne 57 tareas y 58 elementos para preparar la convocatoria, cerrar el programa, gestionar las acreditaciones y montar la sala. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preguntas de la prensa, las preferencias dietéticas, los archivos de presentación y las indicaciones para llegar. Úsala para avanzar desde la planificación inicial hasta la apertura del espacio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Actualizar la lista de prensa
Abrir el formulario de inscripción
Recopilar preguntas de la prensa
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar ponentes
Definir el programa final
2 personas
Preparar dossier de prensa
2 personas
Preparar acreditaciones
Recopilar los archivos de la presentación
Reservar técnica
Pedir el catering
Imprimir carteles de prensa
Enviar indicaciones
Enviar briefing a los ponentes
Imprimir la lista de asistencia
Rellenar las carpetas de prensa
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el podio de prensa
3 personas
Colocar la pared de fondo
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Probar la luz y el sonido
2 personas
Preparar las carpetas de prensa
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los invitados
2 personas
Repartir acreditaciones
Servir café y té
2 personas
Coordinar a los ponentes
Presentar la rueda de prensa
Pasar los micrófonos
Moderar la ronda de preguntas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar entrevistas uno a uno
2 personas
Ordenar la sala de prensa
2 personas
Servir el catering de la noche
3 personas
Supervisar la copia de seguridad técnica
Despedir a los últimos invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar la técnica
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Enviar material de prensa
Poner las grabaciones a disposición
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 75
- Mesascant. 10
- Mesa del escenario
- Mesa de camerino
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 3
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Pantalla de presentación
- Proyector
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
- Grabadoras de audiocant. 2
- Trípodecant. 2
- Cargadores de portátilcant. 2
Iluminación
- Paneles LEDcant. 4
- Lámparas de piecant. 2
Decoración
- Fondo
- Banners con el logocant. 2
- Señales direccionalescant. 8
- Centros de mesa floralescant. 6
Registro
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 4
- Cartel de registro
Documentación
- Carpetas de prensacant. 80
- Folletos del programacant. 80
- Bloc de notascant. 80
- Papel de impresión A4cant. 2
- Sobrescant. 80
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras de servircant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa final después de confirmar a todos los ponentes y recopilar sus archivos de presentación. Reserva al menos una revisión técnica para comprobar que el portátil, la pantalla, el proyector y los cables HDMI funcionan juntos.
- No esperes al día del evento para preparar las acreditaciones y las carpetas de prensa. Imprime la lista de asistencia, rellena las carpetas y separa credenciales, portabadges, bolígrafos y portapapeles con antelación.
- Recopila las preguntas de la prensa antes de la conferencia y compártelas con los ponentes junto con su briefing. Así pueden preparar respuestas concretas y el moderador puede ordenar mejor el turno de preguntas.
- Gestiona las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Compra y enfría las bebidas con tiempo suficiente para que estén listas al abrir la ubicación, no durante el registro.
- Marca la distribución de la sala antes de montar mesas y sillas. Deja comprobados el mostrador de registro, la mesa del escenario, los soportes para micrófono, los altavoces y los enchufes antes de que lleguen los periodistas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una conferencia de prensa?
- Envíalas al menos 7 días antes de la conferencia y actualiza la lista de prensa durante ese periodo. Así tendrás margen para gestionar inscripciones, enviar indicaciones y detectar cambios de última hora.
- ¿Cuándo se prepara el dossier de prensa?
- Prepara el dossier cuando el programa y los ponentes estén confirmados, idealmente entre 3 y 5 días antes. Deja las carpetas de prensa listas antes del montaje para no bloquear el registro.
- ¿Cuándo hay que confirmar el equipo técnico?
- Reserva la técnica al menos 3 días antes y comprueba el equipo durante el montaje. Prueba micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, proyector, pantalla, cables HDMI, alargadores y regletas antes de abrir la sala.
- ¿Cuántas bebidas hay que calcular para una conferencia de prensa?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona para una conferencia de hasta 2 horas, ajustando según la duración y el catering. Enfría una parte antes de abrir la ubicación y reserva el resto como reposición.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!