Persconferentie organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst

Een persconferentie staat of valt met een strakke volgorde. Begin met de perslijst, uitnodigingen en het aanmeldformulier; leg daarna sprekers, programma, persvragen en techniek vast. In de laatste week werk je de persmap, naambadges en aanwezigheidslijst af. Op de dag zelf draait het om een op tijd geopende locatie, een ingerichte registratiebalie en geteste microfoons, presentatie en opnameapparatuur. Deze checklist helpt je zien wat vaak te laat wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Perslijst actualiseren
Aanmeldformulier openen
Persvragen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sprekers bevestigen
Programma definitief maken
2 personen
Persmap samenstellen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Presentatiebestanden verzamelen
Techniek reserveren
Catering bestellen
Persborden afdrukken
Routebeschrijving versturen
Sprekersbriefing versturen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Persmappen vullen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Perspodium inrichten
3 personen
Achterwand plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Licht en geluid testen
2 personen
Persmappen klaarleggen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Badges uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Sprekers begeleiden
Persconferentie presenteren
Microfoons doorgeven
Vragenronde begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Eén-op-één interviews begeleiden
2 personen
Persruimte opruimen
2 personen
Avondcatering serveren
3 personen
Technische back-up bewaken
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Techniek demonteren
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Persmateriaal nasturen
Opnames beschikbaar stellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 75
Tafelsaantal 10
Podiumtafel
Kleedkamertafel
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Presentatiescherm
Beamer
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Opnamerecordersaantal 2
Statiefaantal 2
Laptopladersaantal 2

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Staande lampenaantal 2

Decoratie

Achterwand
Logo-bannersaantal 2
Richtingsbordenaantal 8
Tafelbloemstukkenaantal 6

Registratie

Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 4
Registratiebord

Documentatie

Persmappenaantal 80
Programmaflyersaantal 80
Notitieblokkenaantal 80
A4-printpapieraantal 2
Enveloppenaantal 80

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Werk uiterlijk twee weken vooraf de perslijst bij en verstuur de uitnodigingen. Open het aanmeldformulier meteen, zodat je dieetwensen en persvragen vóór de definitieve catering en briefing kunt verzamelen.
Bevestig sprekers en maak het programma uiterlijk 7 dagen vooraf definitief. Vraag presentatiebestanden minimaal 48 uur voor aanvang op en test laptop, beamer, HDMI-kabels en presentatiescherm samen.
Maak per aanwezige één naambadge en houd minstens 10% extra badges, badgehouders en pennen achter de hand. Leg de aanwezigheidslijst geprint bij de registratiebalie; reken op extra aanmeldingen en last-minute wijzigingen.
Plan de techniekcontrole vóór binnenkomst van de pers, niet tijdens de registratie. Test beide draadloze microfoons, luidsprekers, geluidsmixer, opnamerecorders en de stroomvoorziening met verlengkabels en stekkerdozen.
Open de locatie minimaal 90 minuten voor de start. Gebruik die tijd voor zaalindeling, podiumtafel, stoelen, richtingsborden, gekoelde dranken en het vullen van de persmappen; zo blijft er ruimte voor een tweede technische test.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een persconferentie uitnodigen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 10 tot 14 dagen vooraf. Sluit de aanmelding 2 tot 3 werkdagen voor de persconferentie, zodat je catering, badges en aanwezigheidslijst kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een persconferentie op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd vóór de ontvangst. Voor een programma met meerdere sprekers, opnameapparatuur en presentatie is 2 uur veiliger, inclusief een volledige geluidstest.
Wanneer moet de presentatie voor een persconferentie klaar zijn?: Vraag alle presentatiebestanden uiterlijk 48 uur vooraf op. Zet ze daarna op één laptop en test ze met de definitieve beamer, het presentatiescherm en de HDMI-kabels.
Hoeveel extra naambadges moet ik voorbereiden?: Maak voor alle bevestigde aanwezigen een badge en leg 10% extra klaar. Bij 50 aanmeldingen zijn dat 55 badges en badgehouders, plus pennen bij de registratiebalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.