Checklist pour organiser une conférence d'étude

Une conférence d'étude demande de coordonner le programme, les intervenants, les participants et plusieurs espaces en parallèle. Commence par fixer la date, réserver le lieu et répartir les salles, puis avance vers les inscriptions, la technique et la restauration. Les dernières vérifications portent sur les présentations, les badges, les certificats, la signalétique et le matériel audiovisuel. Cette checklist rassemble les 72 tâches et 56 fournitures du plan, dans l'ordre où elles doivent être préparées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Répartir les salles et les espaces
2 personnes
Inviter les intervenants
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des participants
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Recevoir les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Imprimer les certificats
Créer l’itinéraire et la signalisation
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le menu du buffet
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Brancher la technique
3 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer les séances de travail
6 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Lancer la session du soir
2 personnes
Animer le débat
3 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Remettre les certificats
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Conserver les restes de nourriture
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remercier les participants
Retoucher les présentations
Envoyer les certificats par voie numérique

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 14
Chaisesqté 90
Table d'inscription
Table de prise de parole
Lutrin
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliques de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 120
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Thermosqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12
Couverts de serviceqté 16

Décoration

Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Brochures du programmeqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux pour les intervenantsqté 8
Chevaletsqté 6
Blocs pour chevaletqté 12
Marqueursqté 24
Stylosqté 120
Blocs-notesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme et les intervenants plusieurs semaines avant la conférence. Demande leurs informations et leurs présentations assez tôt pour pouvoir vérifier les fichiers et éviter une modification de dernière minute.
Ferme les inscriptions avant de calculer le buffet. Utilise le nombre de participants confirmé, les besoins alimentaires recueillis et une marge raisonnable pour déterminer les quantités de repas, d'en-cas et de boissons.
Teste toute la technique dans la salle prévue au moins la veille : vidéoprojecteur, écrans, ordinateurs portables, câbles HDMI, adaptateurs, microphones et haut-parleurs. Prévois aussi des rallonges, multiprises et batteries externes.
Prépare les éléments d'accueil avant l'ouverture des portes. Imprime le programme, les badges nominatifs et la liste actualisée des participants, puis installe la table d'inscription et la signalisation depuis l'entrée jusqu'aux salles.
Ne laisse pas le buffet et le café au dernier moment. Refroidis les aliments et les boissons à temps, prépare les en-cas et vérifie que les assiettes, verres, couverts, machines à café et bouilloires sont disponibles en nombre suffisant.

Questions fréquentes

Combien de temps à l'avance faut-il organiser une conférence d'étude ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et organiser la restauration. Garde les 7 derniers jours pour les présentations, les badges, les certificats et les tests techniques.
Quand envoyer les invitations à une conférence d'étude ?: Envoie-les dès que la date, le programme provisoire et le lieu sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l'événement. Fixe une date limite d'inscription environ 7 jours avant la conférence pour calculer le catering.
Quand tester le matériel audiovisuel d'une conférence ?: Effectue un test complet au moins 24 heures avant l'accueil des participants, puis vérifie les branchements le matin même. Teste chaque ordinateur, vidéoprojecteur, microphone, câble HDMI, adaptateur et enceinte dans la salle utilisée.
Que faut-il préparer la veille d'une conférence d'étude ?: La veille, finalise les présentations, imprime le programme et les certificats, prépare les badges et mets à jour la liste des participants. Installe aussi la signalétique, rassemble le mobilier et refroidis les aliments et les boissons nécessaires.

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