Checklist para organizar una conferencia de estudio

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra primero la fecha, el programa y la distribución de salas. Reserva también una mesa de registro, una mesa para los ponentes, un atril y suficientes sillas antes de enviar las invitaciones.
• Pide a cada ponente su presentación con varios días de margen y pruébala en el portátil que se utilizará en la sala. Comprueba especialmente los cables HDMI, los adaptadores, el proyector, los micrófonos y los altavoces.
• Actualiza la lista de participantes al menos una vez al día durante la última semana. Usa esa versión para preparar las tarjetas de nombre, imprimir el programa y calcular las cantidades del catering.
• Recoge las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción y confirma las cantidades cuando cierres el registro. No dejes para la mañana del evento la compra, el enfriado de bebidas ni la preparación del bufé.
• Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas, recorriendo la ruta desde el registro hasta cada sala. Deja preparados cables alargadores, regletas, baterías externas y un pulsador de presentación para evitar interrupciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de estudio?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa e invitar a los ponentes. Deja la última semana para cerrar inscripciones, revisar presentaciones, imprimir materiales y confirmar el catering.

¿Cuándo debo pedir las presentaciones de los ponentes?

Solicítalas al menos 7 días antes de la conferencia y revísalas en cuanto lleguen. Haz una prueba técnica completa entre 1 y 3 días antes, no cuando empiece la primera ponencia.

¿Cuánta comida y bebida necesito para una conferencia de estudio?

Calcula las cantidades a partir del número final de inscritos y de sus preferencias dietéticas, cerrando esa cifra entre 3 y 5 días antes. Prepara café, té, agua y aperitivos con margen para el descanso, y enfría la comida y la bebida el mismo día cuando sea necesario.

¿Qué debo comprobar en la sala el día antes?

Comprueba durante al menos 60 minutos el proyector, las pantallas, los portátiles, los cables HDMI, los adaptadores, los micrófonos y los altavoces. Revisa también la señalización, las mesas, las sillas, el atril, el registro y los materiales impresos.