Studienkonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Studienkonferenz steht und fällt mit einem klaren Ablauf, zuverlässiger Technik und einer aktuellen Teilnehmerliste. Lege zuerst Datum, Programm und Räume fest, bevor du Redner einlädst und Anmeldungen öffnest. Später entscheiden Details wie Präsentationsprüfung, Namensschilder, Beschilderung und gekühlte Getränke darüber, ob der Konferenztag ruhig läuft. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur Registrierung und Versorgung vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Räume und Säle einteilen
2 Personen
Redner einladen
2 Personen
Sprecherinformationen sammeln
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbematerial verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Fragen der Teilnehmenden beantworten
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Präsentationen entgegennehmen
Präsentationen prüfen
2 Personen
Programm drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerliste aktualisieren
Zertifikate drucken
Route und Beschilderung erstellen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Buffetmenü vorbereiten
3 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Raumaufteilung prüfen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Technik anschließen
3 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen

Event

Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
Redner betreuen
2 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Workshops leiten
6 Personen
Buffet wieder auffüllen
3 Personen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abendsession starten
2 Personen
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
Abschluss organisieren
2 Personen
Zertifikate verteilen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen aufbewahren
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
Präsentationen nachbearbeiten
Zertifikate digital versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 14
StühleAnz. 90
Registrierungstisch
Rednertisch
Pult
KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 120
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
AusgabeschalenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 12
ServierbesteckAnz. 16

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
NamensschilderAnz. 100
NamensschildhalterAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 100
WegweiserAnz. 12
ReferentenschilderAnz. 8
FlipchartsAnz. 6
Flipchart-BlöckeAnz. 12
MarkerAnz. 24
StifteAnz. 120
NotizblöckeAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane Programm und Raumaufteilung mindestens 8 Wochen vorher. Berücksichtige dabei parallele Säle, Pausen, den Registrierungstisch und ausreichend Sitzplätze.
Fordere Präsentationen spätestens 3 Tage vor der Konferenz an und prüfe jede Datei auf Format, Ton und Seitenverhältnis. Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Adapter anschließend gemeinsam.
Aktualisiere die Teilnehmerliste bis zum Vortag und erfasse Ernährungswünsche getrennt. Drucke Namensschilder, Programm und Zertifikate erst nach diesem letzten Abgleich.
Rechne Getränke für die Pausen nicht nur nach der Personenzahl, sondern nach dem Ablauf: Plane pro Person etwa 0,5 Liter Wasser für einen halben Konferenztag und zusätzliche Heißgetränke zu jeder Pause.
Baue Registrierung, Beschilderung und Technik mindestens 90 Minuten vor dem ersten Programmpunkt auf. Lege Präsentationsklicker, Mikrofone, Powerbanks und Verlängerungskabel griffbereit an, statt sie erst während des Vortrags zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Studienkonferenz organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Rednern. Öffne die Anmeldung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin.
Wann sollte man die Präsentationen für eine Studienkonferenz einsammeln?: Setze eine Frist 3 Tage vor der Konferenz. So bleibt genug Zeit, Präsentationen zu prüfen, Dateien auf den Laptop zu übertragen und fehlende HDMI-Adapter oder Medien nachzufordern.
Wie viele Getränke braucht man für eine Studienkonferenz?: Plane für einen halben Konferenztag ungefähr 0,5 Liter Wasser pro Person sowie Heißgetränke für jede Pause. Bei einem ganzen Tag solltest du mindestens 1 Liter Wasser pro Person kalkulieren.
Wann muss die Technik bei einer Studienkonferenz getestet werden?: Führe den vollständigen Test spätestens am Vortag durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag 90 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Audiomischpult und Präsentationsklicker.

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