Checklist voor een goed georganiseerde studieconferentie
Een studieconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, techniek, catering en informatie voor deelnemers. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar registratie, presentaties en de uitvoeringsdag. Deze checklist helpt je om deadlines niet te missen, zoals het op tijd ontvangen en testen van presentaties en het verzamelen van dieetwensen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Zalen en ruimtes indelen
2 personen
Sprekers uitnodigen
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vragen van deelnemers beantwoorden
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Presentaties ontvangen
Presentaties controleren
2 personen
Programma afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Certificaten afdrukken
Route en bewegwijzering maken
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffetmenu voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaalindeling controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Techniek aansluiten
3 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Event
Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties bedienen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Werksessies begeleiden
6 personen
Buffet opnieuw aanvullen
3 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Avondsessie starten
2 personen
Panelgesprek begeleiden
3 personen
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Certificaten uitdelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Overgebleven eten bewaren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken
Presentaties nabewerken
Certificaten digitaal versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 14
- Stoelenaantal 90
- Registratietafel
- Spreektafel
- Lessenaar
- Kapstokkenaantal 3
Apparatuur
- Beameraantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Laptopsaantal 3
- HDMI-kabelsaantal 4
- HDMI-adaptersaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Audiomixer
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Presentatieklikkersaantal 2
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 100
- Drinkglazenaantal 120
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudkannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Opschepbakkenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Voedselcontainersaantal 12
- Serveerbestekaantal 16
Decoratie
- Tafelkledenaantal 14
- Naamkaartjesaantal 100
- Naambadgehoudersaantal 100
- Programmafoldersaantal 100
- Pijlbordenaantal 12
- Sprekersbordjesaantal 8
- Flip-oversaantal 6
- Flip-overblokkenaantal 12
- Markeerstiftenaantal 24
- Pennenaantal 120
- Notitieblokkenaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en zaalindeling eerst vast. Reserveer voldoende ruimtes voor plenaire onderdelen, presentaties, registratie en catering voordat je sprekers uitnodigt.
- Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en controleer ze op bestandsformaat, beeldverhouding, geluid en lettertypes. Test daarna elke laptop, beamer, HDMI-adapter en microfoon in de juiste zaal.
- Sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de conferentie af. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, certificaten, cateringhoeveelheden en een aparte controle van dieetwensen.
- Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de eerste deelnemer arriveert. Zet registratietafel, bewegwijzering, programma’s en naamkaartjes klaar en controleer verlengkabels, stekkerdozen en presentatiescherm.
- Bereken catering per deelnemersaantal en moment: plan koffie, thee en water bij ontvangst en pauzes, en tel dieetmaaltijden apart. Koel eten en drinken tijdig en controleer of servies, koffiezetapparaten en waterkokers beschikbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een studieconferentie organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Verstuur de uitnodigingen daarna 6 tot 8 weken voor de conferentie, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden.
- Wanneer moet ik presentaties van sprekers ontvangen?
- Vraag alle presentaties uiterlijk 7 dagen voor de studieconferentie op. Plan uiterlijk 2 dagen vooraf een technische controle en bewaar de bestanden op minstens twee laptops of andere opslaglocaties.
- Wanneer sluit ik de inschrijving voor een studieconferentie?
- Sluit de inschrijving bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de conferentie. Dan kun je de deelnemerslijst, naamkaartjes, certificaten, catering en dieetwensen nog gecontroleerd verwerken.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een studieconferentie?
- Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en techniekcontrole. Bij meerdere zalen, parallelle sessies of uitgebreide audio is 3 uur praktischer, zodat je ook bewegwijzering en registratie kunt testen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!