Sudokuwedstrijd organiseren: een praktische checklist

Een sudokuwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen puzzelboekjes en een stopwatch. Je moet vooraf het format, de beoordelingsmethode en de wedstrijdregels vastleggen, zodat deelnemers precies weten waar ze aan toe zijn. Daarna volgen de aanmeldingen, puzzelcontrole en het samenstellen van de pakketten. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke registratie, genummerde tafels en materiaal dat per deelnemer klaarligt. Deze checklist volgt die volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Prijzengeld en prijzen regelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Sudokupuzzels selecteren
2 personen
Sudokupuzzels proefoplossen
3 personen
Antwoordbladen controleren
2 personen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Beoordelingsmethode vastleggen
2 personen
Deelnemers bevestigen
Praktische informatie versturen
Prijzen en certificaten klaarmaken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Sudokupakketten samenstellen
3 personen
Deelnemersbadges maken
2 personen
Locatie en materialen controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Wedstrijdtafels nummeren
2 personen
Sudokupakketten klaarleggen
3 personen
Beamer en scherm testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Broodjes en snacks klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
Eerste ronde begeleiden
4 personen
Antwoorden van ronde één nakijken
4 personen
Dranken en snacks serveren
3 personen
Tweede ronde begeleiden
4 personen
Antwoorden van ronde twee nakijken
4 personen
Broodjes en warme dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finaleronde begeleiden
4 personen
Finaleantwoorden controleren
4 personen
Einduitslag opstellen
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Wedstrijdmaterialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Uitslag naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 65
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Spelmateriaal

Sudokupuzzelboekjesaantal 180
Antwoordbladenaantal 200
Reservepuzzelsaantal 30
Puzzelmappenaantal 65
Stopwatchesaantal 6
Prijzenaantal 3
Certificatenaantal 65

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 80
Potlodenaantal 80
Gummenaantal 70
Puntenslijpersaantal 10
Deelnemersbadgesaantal 65
Tafelnummersaantal 8
Scoreformulierenaantal 100
Klembordenaantal 8
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3
Ordnersaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Printer
Beamer
Projectiescherm
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 5
Stekkerdozenaantal 6

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Boodschappen

Servies

Mokkenaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Decoratie

Welkomstbord
Wedstrijdposteraantal 4
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Afwasteilenaantal 3
Sponzenaantal 6
Vloertrekker
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Tips

Proeflos elke geselecteerde sudoku voordat je de wedstrijdpakketten samenstelt. Controleer ook of elk antwoordblad bij de juiste puzzel hoort en leg reservepuzzels apart voor beschadigde of ontbrekende exemplaren.
Leg het wedstrijdformat en de beoordelingsmethode uiterlijk bij de uitnodiging vast. Noteer bijvoorbeeld hoe tijd, fouten en gelijke scores worden verwerkt; pas dan kunnen deelnemers zich gericht voorbereiden.
Werk de deelnemerslijst twee keer bij: direct na de aanmeldingen en opnieuw na de bevestiging. Verzamel dieetwensen op tijd, zodat je niet op de wedstrijddag nog moet uitzoeken voor wie welke catering nodig is.
Maak per deelnemer een compleet sudokupakket met puzzelboekje, antwoordbladen, schrijfmateriaal en badge. Leg de pakketten vóór opening op volgorde van de deelnemerslijst of per tafel klaar.
Plan een technische en logistieke controle voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Test laptop, printer, beamer, microfoon en stopwatches en controleer daarna tafelnummers, stoelen, registratietafel en verlengkabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sudokuwedstrijd organiseren?: Reserveer de wedstrijdlocatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen daarna uiterlijk 4 tot 6 weken voor de wedstrijd, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen, bevestigingen en het selecteren en proefoplossen van puzzels.
Hoeveel sudoku’s heb ik nodig per deelnemer?: Voorzie minimaal één volledige wedstrijdset per deelnemer en leg daarnaast reservepuzzels klaar. Reken praktisch op 1 reservepakket per 10 deelnemers, met een minimum van 2 reservepakketten bij een kleine wedstrijd.
Wat moet er op de wedstrijddag bij de registratie liggen?: Leg de deelnemerslijst, badges, tafelnummers en sudokupakketten bij de registratietafel klaar. Zet registratie minstens 30 minuten voor de start open; zo houd je tijd over voor late vragen en ontbrekende gegevens.
Wanneer moet ik de wedstrijdregels naar deelnemers sturen?: Stuur de praktische informatie en wedstrijdregels uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin het format, de starttijd, de beoordelingsmethode, wat deelnemers moeten meenemen en hoe prijzen of certificaten worden uitgereikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.