Checklist pour organiser un concours de pitch

Un concours de pitch demande surtout de synchroniser les inscriptions, le jury, les présentations et le déroulé de la journée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis le choix de la date et du lieu jusqu’à l’accueil des participants. Prévoyez aussi un contrôle technique sur place et une vérification finale des supports. Les détails souvent oubliés sont le tirage de l’ordre de passage, les besoins alimentaires et les exemplaires imprimés pour le jury.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Inviter les membres du jury
Élaborer le programme
2 personnes
Définir les critères de pitch
3 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Publier le règlement du concours
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le briefing du jury
Envoyer la lettre aux participants
Commander le catering
Prévoir les prix et les certificats
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Tirer au sort l’ordre des présentations
2 personnes
Recenser les besoins techniques
Imprimer le matériel promotionnel
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les feuilles de jury
Imprimer le déroulé
Effectuer une visite du site
2 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Accueillir le jury
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Briefer brièvement les participants
2 personnes
Assurer l’ouverture
Animer les tours de pitch
3 personnes
Surveiller le temps de chaque pitch
Collecter les formulaires du jury
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Faciliter la délibération du jury
2 personnes
Annoncer les finalistes
Accompagner les présentations finales
3 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Photographier le vainqueur
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remercier les participants
Remercier les jurés
Partager les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Table du jury
Table d'inscription
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Clés USBqté 4
Routeur Wi-Fi

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 90
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Tabourets de barqté 4

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 100
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Affiches du programmeqté 10
Classeurs jetables pour certificatsqté 12
Coupesqté 3
Tapis rouge

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le temps accordé à chaque pitch et aux questions avant de rédiger le programme. Ajoutez ensuite une marge de 5 à 10 minutes entre les séquences pour absorber les retards et les changements de présentation.
Demandez les présentations dans un format précis au plus tard 3 jours avant le concours. Testez chaque fichier sur l’ordinateur prévu et gardez une copie sur clé USB le jour même.
Envoyez au jury un briefing complet au moins 7 jours avant l’événement. Il doit reprendre les critères de pitch, le barème, les horaires et les feuilles à utiliser pour noter.
Faites une visite du site 1 à 2 semaines avant le concours. Vérifiez la visibilité de l’écran, la portée des microphones sans fil, le nombre de prises et la circulation entre la table d’inscription et l’espace de présentation.
Confirmez les quantités du traiteur 3 à 5 jours avant l’événement, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Prévoyez séparément l’eau, le café et les verres nécessaires pour les participants, le jury et l’équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser un concours de pitch ?: Comptez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, inviter le jury, publier le règlement, traiter les inscriptions et vérifier les présentations avant le jour du concours.
Quand envoyer les invitations à un concours de pitch ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant l’événement, avec le règlement et le formulaire d’inscription. Relancez les personnes ciblées environ 10 jours avant la date limite.
Quand récupérer les présentations des candidats ?: Demandez-les au plus tard 3 jours avant le concours. Gardez ensuite une version vérifiée sur l’ordinateur de présentation et une seconde copie sur clé USB.
Combien de temps prévoir entre deux pitchs ?: Prévoyez généralement 5 à 10 minutes entre deux passages, en plus de la durée du pitch et des questions. Cette marge couvre le changement de fichier, l’installation du candidat et les éventuels problèmes techniques.

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