Checklist para organizar un concurso de pitch

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el lugar y los criterios de evaluación antes de abrir las inscripciones. Publica también la duración máxima del pitch, el sistema de puntuación y los criterios de desempate para evitar dudas posteriores.
• Pide las presentaciones con antelación y revísalas antes de sortear el orden. Guarda una copia en un portátil y otra en una memoria USB; comprueba además que cada archivo funciona con el proyector y el cable HDMI disponibles.
• Haz una visita técnica al lugar antes del evento. Prueba proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, regletas y cables alargadores, y confirma dónde se sentarán el jurado y quienes se registren.
• No esperes al día del concurso para preparar la documentación. Imprime los formularios del jurado, el programa, las acreditaciones y el plan de trabajo, y envía a los participantes una carta con horarios, orden de intervención y requisitos técnicos.
• Confirma las cantidades de catering después de cerrar la lista de participantes y recoge las preferencias dietéticas con tiempo. Calcula por separado lo necesario para jurado, participantes y equipo, incluyendo tazas de café, vasos de agua, platos y cubiertos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un concurso de pitch?

Ábrelas cuando ya estén fijados la fecha, el lugar, el reglamento y los criterios de evaluación. Como referencia, deja al menos 3 semanas para recibir solicitudes y confirmar participantes antes de preparar el orden de presentación.

¿Cuándo debo pedir las presentaciones de los participantes?

Pídelas entre 5 y 7 días antes del concurso. Ese margen permite revisar formatos, vídeos, fuentes y requisitos técnicos, pedir correcciones y preparar una copia de seguridad sin improvisar.

¿Cuánto tiempo antes hay que confirmar el catering?

Confirma el número final y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes del evento. Haz una última comprobación cuando cierres la lista de participantes para ajustar platos, vasos, cubiertos y bebidas.

¿Qué hay que probar en la visita técnica del concurso?

Comprueba al menos una semana antes el proyector, la pantalla, el portátil, el clic de presentación, los micrófonos, los altavoces y la mesa de mezclas. Prueba también los cables HDMI, las regletas y la conexión wifi desde la zona donde hablará cada participante.

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