Checklist voor een goed georganiseerde pitchwedstrijd
Een pitchwedstrijd staat of valt met een strak programma, duidelijke criteria en techniek die vooraf is getest. Leg eerst datum, locatie, jury en wedstrijdreglement vast; daarna verwerk je aanmeldingen en verzamel je presentaties. In de laatste weken draait het om jurybriefing, deelnemersinformatie, catering en de zaalopstelling. Gebruik deze checklist als volgorde en controleer tijdens een locatiebezoek vooral stroompunten, wifi, zichtlijnen en geluidsapparatuur.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Juryleden uitnodigen
Programma opstellen
2 personen
Pitchcriteria vastleggen
3 personen
Aanmeldformulier maken
Wedstrijdreglement publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Jurybriefing voorbereiden
Deelnemersbrief versturen
Catering bestellen
Prijzen en certificaten regelen
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Presentatievolgorde loten
2 personen
Technische wensen inventariseren
Promotiemateriaal drukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Juryformulieren afdrukken
Draaiboek afdrukken
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Beamer en scherm aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Jury ontvangen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Deelnemers kort briefen
2 personen
Opening verzorgen
Pitchrondes begeleiden
3 personen
Tijd per pitch bewaken
Juryformulieren inzamelen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Juryberaad faciliteren
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finalepitches begeleiden
3 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Winnaar fotograferen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen
Nazorg
Presentatieapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken
Juryleden bedanken
Foto's en uitslag delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 90
- Jurytafel
- Registratietafel
- Krukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptopaantal 2
- Presentatieklikkeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- HDMI-kabelsaantal 3
- USB-sticksaantal 4
- Wifirouter
Servies
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 90
- Bordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 90
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Barkrukkenaantal 4
Decoratie
- Naambadgehoudersaantal 100
- Tafelkledenaantal 12
- Pijlbordenaantal 8
- Programmapostersaantal 10
- Wegwerpcertificaatmappenaantal 12
- Prijsbekersaantal 3
- Loper
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 2
- Bezemaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg pitchcriteria, tijdslimieten en het wedstrijdreglement uiterlijk vier weken voor de wedstrijd vast. Deelnemers weten dan waarop ze worden beoordeeld en hoeveel spreektijd ze hebben.
- Plan een sluitingsdatum voor aanmeldingen die minstens twee weken vóór het evenement ligt. Bevestig daarna deelnemers en verzamel dieetwensen, technische wensen en definitieve presentaties.
- Test beamer, projectiescherm, laptop, presentatieklikker, microfoons en HDMI-kabels tijdens het locatiebezoek. Neem USB-sticks mee en bewaar een kopie van elke presentatie op de organisatielaptop.
- Maak naast de jurytafel ook een aparte registratietafel en richt die vóór de inloop in met naambadges. Leg juryformulieren, het draaiboek en de presentatievolgorde klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.
- Bevestig de cateringhoeveelheden kort voor de wedstrijd en tel koffie, water en servies afzonderlijk. Controleer ook of er genoeg tafels, stoelen, stekkerdozen, verlengkabels en microfoonstandaards zijn voor de gekozen zaalindeling.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een pitchwedstrijd aankondigen?
- Plaats de eerste uitnodigingen en online promotie bij voorkeur minimaal vier weken vóór de wedstrijd. Geef deelnemers daarna minstens twee weken om zich aan te melden.
- Wanneer moet ik de presentaties van deelnemers verzamelen?
- Vraag de definitieve presentaties uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vóór de pitchwedstrijd op. Controleer ze daarna op bestandsformaat, beeldverhouding, video en lettertypes.
- Hoe bereid ik de jury voor op een pitchwedstrijd?
- Stuur de jurybriefing uiterlijk één week vooraf met de pitchcriteria, tijdslimieten, puntentelling en planning. Leg op de dag zelf nog 15 tot 30 minuten uit voor vragen en afstemming.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek op de wedstrijddag?
- Plan minimaal 90 minuten vóór de inloop voor het aansluiten en testen van beamer, geluid, microfoons, laptop en presentatieklikker. Doe daarna vóór de start nog een korte test met de eerste presentatie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!