Organiser un concours de dégustation de vin, étape par étape
Un concours de dégustation de vin demande surtout une organisation précise des bouteilles, des jurés et des feuilles de score. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation du lieu jusqu’à l’installation des tables le jour J. Prévoyez aussi le matériel souvent oublié : crachoirs, seaux à glace, tire-bouchons et calculatrices. Le nombre définitif de participants doit être confirmé avant de répartir les tours et de finaliser les quantités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Sélectionner le fournisseur de vin
Contacter les membres du jury
Établir le format du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Suivre les inscriptions des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Passer la commande de vin
Confirmer la participation au jury
Commander les prix
Répartir les tours de dégustation
2 personnes
Créer les feuilles de score
Élaborer le règlement de la compétition
2 personnes
Clôturer la liste des participants
Confirmer le nombre définitif
Envoyer les informations aux participants
Vérifier la livraison de vin
2 personnes
Numéroter les vins
2 personnes
Refroidir les bouteilles de vin
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer le déroulé
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les stands de dégustation
4 personnes
Préparer la table du jury
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Préparer les verres de dégustation
3 personnes
Préparer les feuilles de score
2 personnes
Faire le briefing du jury
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Expliquer les règles du match
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Encadrer le premier essai
4 personnes
Encadrer le deuxième tour d'essai
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
Collecter les scores
2 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Annoncer le vainqueur
Assurer la remise des prix
2 personnes
Encadrer le cocktail libre
3 personnes
Prendre la dernière commande
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 55
- Table du jury
- Table de buffetqté 2
Vaisselle
- Verres à vinqté 240
- Verres à eauqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 60
- Carafes à vinqté 8
- Crachoirsqté 12
- Seaux à glace et à eauqté 8
Équipement
- Glacièresqté 8
- Réfrigérateursqté 2
- Enceinte Bluetooth
- Microphone
- Calculatricesqté 2
- Rallongesqté 3
- Ordinateur portable
- Imprimante
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Cuillères de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 12
- Corbeilles à painqté 4
- Tire-bouchonsqté 6
- Bouchons de bouteilleqté 12
- Verres doseursqté 4
Décoration
- Nappesqté 10
- Chemins de tableqté 8
- Cartes de menuqté 10
- Housses pour bouteilles de vinqté 8
- Numéros de tableqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Prix et médaillesqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Bacs à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le format du concours avant d’envoyer les invitations : nombre de tours, nombre de vins par tour, critères de notation et temps accordé à chaque dégustation.
- Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors confirmer le nombre de participants, recueillir les besoins alimentaires et ajuster les verres, les assiettes et les en-cas.
- Commandez les vins après avoir arrêté le nombre définitif de participants. Numérotez les bouteilles à l’avance et utilisez des housses pour éviter que les jurés reconnaissent une bouteille à son étiquette.
- Préparez une feuille de score par participant et par tour, puis gardez des calculatrices à la table du jury. Prévoyez aussi un exemplaire imprimé du règlement et du déroulé pour chaque personne concernée.
- Refroidissez les bouteilles qui doivent être servies fraîches plusieurs heures avant l’ouverture. Installez les crachoirs, les carafes et les seaux à glace avant l’arrivée des participants : ces éléments sont souvent oubliés au moment du montage.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de dégustation de vin ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, choisir le fournisseur de vin, confirmer le jury, ouvrir les inscriptions et commander les prix.
- Quand faut-il clôturer les inscriptions au concours ?
- Clôturez-les environ 7 jours avant la dégustation. Il restera assez de temps pour confirmer le nombre final, répartir les tours, préparer les feuilles de score et envoyer les dernières informations.
- Combien de verres prévoir par participant ?
- Prévoyez un verre par vin dégusté simultanément, ou un verre par participant et par tour si les verres sont remplacés entre les séries. Ajoutez au moins 10 % de verres supplémentaires pour les cassés et les remplacements.
- Quand mettre le vin blanc et le vin effervescent au frais ?
- Placez-les au réfrigérateur ou dans des glacières au moins 4 heures avant le début. Gardez ensuite les bouteilles dans des seaux à glace et à eau pendant les tours pour maintenir la température.
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