Checklist para organizar un concurso de cata de vinos
Un concurso de cata de vinos necesita más preparación que colocar botellas sobre una mesa. Hay que cerrar el número de participantes, coordinar al jurado, definir las rondas y tener listas las hojas de puntuación antes de recibir a nadie. También conviene controlar la temperatura, numerar las botellas y preparar agua, recipientes para escupir y aperitivos. Usa esta checklist en orden para evitar compras tardías y pausas durante la competición.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Seleccionar proveedor de vino
Contactar a los miembros del jurado
Definir la estructura de la competición
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Llevar el registro de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Realizar el pedido de vino
Confirmar la participación del jurado
Encargar premios
Organizar las rondas de prueba
2 personas
Preparar las hojas de puntuación
Desarrollar las reglas del concurso
2 personas
Cerrar la lista de participantes
Confirmar el número definitivo
Enviar información a los participantes
Comprobar la entrega de vino
2 personas
Numerar los vinos
2 personas
Enfriar las botellas de vino
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir el plan de trabajo
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar estaciones de degustación
4 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar la música y la iluminación
2 personas
Preparar los vasos de degustación
3 personas
Preparar las hojas de puntuación
2 personas
Dar la briefing al jurado
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Explicar las reglas del concurso
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Guiar la primera ronda de prueba
4 personas
Guiar la segunda ronda de prueba
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger los vasos usados
2 personas
Recopilar las puntuaciones
2 personas
Comprobar puntuaciones
2 personas
Anunciar al ganador
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Coordinar el cóctel informal
3 personas
Tomar el último pedido
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesa del jurado
- Mesa del bufécant. 2
Vajilla
- Copas de vinocant. 240
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 60
- Jarras para vinocant. 8
- Bacines para escupircant. 12
- Cubos para hielo y aguacant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 8
- Neverascant. 2
- Altavoz Bluetooth
- Micrófono
- Calculadorascant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Portátil
- Impresora
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Cestas de pancant. 4
- Sacacorchoscant. 6
- Tapones para botellascant. 12
- Jarras medidorascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Manteles runnerscant. 8
- Cartas del menúcant. 10
- Fundas para botellas de vinocant. 8
- Números de mesacant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Premios y medallascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Chistescant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Cubetas para lavarcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la inscripción y confirma el número definitivo al menos 7 días antes. Así puedes ajustar el pedido de vino, las copas, las sillas y las hojas de puntuación sin trabajar con estimaciones.
- Calcula las copas y el agua según las rondas, no solo según el número de asistentes. Prepara una copa por participante y ronda, o un sistema claro de sustitución, y añade un margen del 10%.
- Envía las reglas, el horario y las preferencias dietéticas recogidas entre 3 y 5 días antes. Indica cuánto dura cada ronda y cuándo se puede probar la comida para que nadie interrumpa la cata.
- Numera las botellas antes de abrirlas y mantén la correspondencia con una lista que solo conozcan las personas autorizadas. Enfría los vinos que lo necesiten al menos 4 horas antes de la primera ronda.
- Reserva los últimos 60 minutos antes de abrir el lugar para montar mesas, sillas, mesa del jurado, sonido y material de puntuación. Comprueba también sacacorchos, tapones, hielo, agua y cables alargadores: son pequeños fallos que pueden detener todo el concurso.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto vino necesito para un concurso de cata?
- Calcula entre 50 y 75 ml por vino y participante, según el formato de la ronda. Añade un margen del 10% y decide con el proveedor si habrá botellas de reserva antes de cerrar el pedido.
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una cata de vinos?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, contactar al jurado, definir las reglas y abrir las inscripciones. Cierra la lista y confirma las cantidades definitivas aproximadamente 7 días antes.
- ¿Cuántas copas hacen falta por participante?
- Para una cata comparativa, prepara una copa por vino y participante, más un 10% de margen. Si vas a reutilizar copas entre rondas, necesitarás al menos una por persona y un procedimiento de lavado o sustitución entre bloques.
- ¿Qué se suele olvidar en un concurso de cata de vinos?
- Suelen faltar recipientes para escupir, agua, hielo, sacacorchos, hojas de puntuación y una lista de correspondencia entre números y vinos. Revisa estos elementos 24 horas antes y vuelve a comprobarlos durante el montaje, 60 minutos antes de abrir.
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