Checklist pour organiser un concours de cocktails

Un concours de cocktails demande plus qu’un bar bien approvisionné. Il faut cadrer le format, confirmer le lieu, constituer le jury et donner les règles assez tôt pour que chaque équipe arrive préparée. Cette checklist suit l’ordre utile, des inscriptions à l’installation des postes de travail. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : formulaires de notation, garnitures, glace, verres adaptés et ingrédients répartis par équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Inviter les membres du jury
Confirmer le lieu
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes et l’ordre de départ
2 personnes
Envoyer les règles de la compétition
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander les boissons et les ingrédients
Préparer les formulaires du jury
Préparer le briefing des participants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les ingrédients
2 personnes
Préparer les garnitures
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le bar et les postes de travail
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
Préparer les ingrédients par équipe
4 personnes
Organiser le briefing du jury
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Expliquer les règles du match
Guider les équipes vers les postes de travail
2 personnes
Encadrer le premier tour de compétition
4 personnes
Servir des cocktails au jury
3 personnes
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
Encadrer le deuxième tour de compétition
4 personnes
Réapprovisionner les boissons et la glace
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
Laver les verres
2 personnes
Calculer les scores
2 personnes
Annoncer le vainqueur
Remettre le prix
2 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Compter le stock
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 8
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Verres à cocktailqté 80
Verres à long drinkqté 60
Verres à vinqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Cuillères de barqté 12
Paillesqté 100

Équipement

Shakers à cocktailqté 10
Jiggersqté 12
Tabourets de barqté 10
Planches à découperqté 10
Couteaux d’officeqté 12
Mixeursqté 4
Glacièresqté 6
Glacières portativesqté 4

Cuisine

Verres doseursqté 8
Cuillères à glaceqté 8
Pincesqté 8
Bacs à garnituresqté 20
Saladiersqté 12
Bacs de rangementqté 20
Tire-bouchonsqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Assiettes à cocktailqté 8
Ballonsqté 40
Panneaux de noms de compétitionqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 4
Porte-sacs-poubelleqté 6

Catering

Fiches de juryqté 20
Sets de stylosqté 12
Prixqté 3
Étiquettes nominativesqté 70
Courses

Conseils

Fixez le format avant d’envoyer les invitations : nombre d’équipes, durée de chaque passage, cocktails imposés ou libres et critères de notation. Les participants doivent recevoir ces règles suffisamment tôt pour préparer leur recette.
Traitez les inscriptions plusieurs jours avant le concours et demandez les besoins alimentaires au même moment. Répartissez ensuite les équipes et l’ordre de départ, puis envoyez un briefing clair à chaque participant.
Préparez les formulaires du jury avant l’ouverture du lieu. Prévoyez une feuille par candidat ou par équipe, avec des critères distincts pour le goût, la présentation, la technique et le respect des consignes.
Ne faites pas les courses au dernier moment : vérifiez d’abord la liste complète des boissons, ingrédients, glace, garnitures et consommables. Mettez les boissons au frais avant l’arrivée des participants et contrôlez les ingrédients équipe par équipe.
Commencez l’installation par les postes de travail, puis la table du jury et la table d’accueil. Testez l’éclairage et la musique avant le début, car une lumière insuffisante complique la préparation et la présentation des cocktails.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de cocktails ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour définir le format, inviter le jury, confirmer le lieu et gérer les inscriptions. Gardez les derniers jours pour les courses, les formulaires et le briefing des participants.
Quand envoyer les règles du concours de cocktails ?: Envoyez-les dès que les inscriptions sont ouvertes, puis rappelez-les quelques jours avant l’événement. Les équipes doivent connaître le format, la durée, les critères du jury et les ingrédients imposés avant de préparer leur passage.
Combien de temps prévoir pour installer un concours de cocktails ?: Comptez environ 2 heures pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, monter le bar, préparer les postes et organiser l’accueil. Ajoutez 30 minutes pour tester l’éclairage, la musique et la circulation entre les équipes.
Que faut-il préparer pour chaque poste de cocktail ?: Préparez à l’avance les ingrédients de chaque équipe, les shakers, jiggers, planches, couteaux, pinces, bacs à garnitures et verres adaptés. Ajoutez de la glace et des contenants de rangement afin d’éviter les allers-retours pendant l’épreuve.

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