Checklist para organizar un concurso de canto sin olvidos
Organizar un concurso de canto requiere coordinar participantes, jurado, presentador, repertorio y sonido en un orden claro. Esta checklist reúne 71 tareas y 82 materiales, desde reservar el recinto hasta recoger las llaves al terminar. Conviene cerrar primero el formato y el reglamento; después, confirmar inscripciones, música y equipo técnico. En los últimos días se revisan el programa, los voluntarios, las bebidas y todo lo necesario para que cada actuación empiece a tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el formato de la competición
2 personas
Reservar el lugar
Contactar a los miembros del jurado
Confirmar al presentador
Redactar el reglamento de participantes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
Reunir partituras y tonalidades
2 personas
Sortear el orden de actuación
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Imprimir criterios del jurado
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar los archivos de música
2 personas
Encargar premios
Programar voluntarios
2 personas
Confirmar las reservas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la información para los participantes
Recoger las llaves del recinto
Abrir el espacio
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Instalar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Colocar las sillas para el público
3 personas
Montar la mesa del jurado
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar backstage
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar el programa
Preparar las hojas de jurado
2 personas
Hacer copias de seguridad de la música
2 personas
Probar los micrófonos
3 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Evento
Registrar a los participantes
3 personas
Informar a los participantes
2 personas
Recibir al público
3 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar las actuaciones
Poner la música en marcha
Cambiar micrófonos
2 personas
Recoger los formularios del jurado
Anunciar el descanso
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Procesar el veredicto del jurado
3 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Preparar el discurso de clausura
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Retirar sillas y mesas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Asientos para el públicocant. 140
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas del juradocant. 2
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Portátil de música
- Portátil de respaldo
- Memorias USBcant. 3
- Cables de audiocant. 10
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Canaletas para cablescant. 12
- Soporte para portátil
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Guirnaldas de luces con pinzascant. 4
- Linternascant. 3
Vajilla
- Vasos para aguacant. 160
- Tazas de cafécant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Platoscant. 160
- Tenedorescant. 160
- Porta-servilletascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 6
- Cajas isotérmicascant. 8
Decoración
- Lona de fondo
- Arcos de globoscant. 2
- Mantelescant. 12
- Pósters del concursocant. 6
- Carteles direccionalescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Cartel de precios
- Números de mesacant. 20
- Señales de orientacióncant. 8
- Photowall
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Oficina
- Hojas de evaluación del juradocant. 30
- Listas de participantescant. 5
- Bolígrafoscant. 40
- Lápicescant. 20
- Portapapelescant. 10
- Papel de impresióncant. 2
- Cinta adhesivacant. 6
- Cinta americanacant. 4
- Tijerascant. 4
- Rotuladorescant. 3
- Etiquetascant. 2
- Pulserascant. 180
- Sobrescant. 30
- Portapapelescant. 20
Otros
- Trofeoscant. 3
- Cintas de medallacant. 3
- Tarjetas regalocant. 3
- Botiquín de primeros auxilios
- Pañueloscant. 10
- Baterías externascant. 3
- Baterías de repuestocant. 24
Consejos
- Define el formato, las categorías y los criterios de valoración antes de abrir las inscripciones. El reglamento debe indicar también la duración máxima de cada actuación y la fecha límite para apuntarse.
- Confirma a cada participante cuando cierres las inscripciones y reúne con antelación las partituras, tonalidades y archivos de música. Guarda una copia en un segundo portátil y otra en una memoria USB.
- Prueba el sonido en el escenario, no solo en la mesa de mezclas. Revisa micrófonos inalámbricos, cajas DI, altavoces, subwoofers, cables alargadores y canaletas para que ningún cable cruce las zonas de paso.
- Prepara el programa y el sorteo del orden de actuación antes del día del concurso. Imprime una copia para el jurado, otra para el presentador y varias para el equipo de voluntarios.
- Calcula las bebidas y los aperitivos según el número confirmado de asistentes y enfría las bebidas el día anterior. Deja preparada la información para participantes y organiza la recogida de llaves antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un concurso de canto?
- Ábrelas al menos 3 o 4 semanas antes del concurso para tener tiempo de gestionar dudas, preferencias dietéticas y posibles cambios. Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes, de modo que puedas confirmar participantes y preparar el programa.
- ¿Cuándo se debe confirmar al jurado y al presentador?
- Contacta con el jurado y el presentador al menos 4 semanas antes y pide una confirmación definitiva 7 días antes. Así puedes completar el plan de trabajo y resolver sustituciones antes de imprimir los criterios y el programa.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo de sonido?
- Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la apertura, con los micrófonos, la mesa de mezclas, los archivos de música y los monitores que vayas a utilizar. Lleva además un portátil de respaldo y una memoria USB con los archivos.
- ¿Cuántos vasos y tazas necesito para un concurso de canto?
- Prepara al menos 1 vaso para agua por participante y miembro del equipo, más un 20 % de reserva. Para el café, calcula 1 taza por persona prevista durante cada servicio y añade unas 10 unidades extra para reposiciones.
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