Zangwedstrijd organiseren: checklist en planning
Een zangwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en een podium. Je legt eerst het wedstrijdformat, de locatie en de jury vast, daarna regel je inschrijvingen, muziekbestanden en het programma. In de laatste week controleer je techniek, prijzen, vrijwilligers en dieetwensen. Op de dag zelf draait alles om een getest geluidssysteem, duidelijke deelnemersinformatie en een draaiboek dat ook de optreedvolgorde en jurycriteria bevat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Juryleden benaderen
Presentator vastleggen
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Nummers en toonsoorten verzamelen
2 personen
Optreedvolgorde loten
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Jurycriteria afdrukken
Draaiboek afdrukken
Muziekbestanden controleren
2 personen
Prijzen bestellen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Deelnemersinformatie klaarleggen
Locatiesleutels ophalen
Ruimte openen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
Publieksstoelen opstellen
3 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Backstage inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Programma ophangen
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
Muziekback-ups maken
2 personen
Microfoons testen
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
Event
Deelnemers inchecken
3 personen
Deelnemers briefen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Optredens aankondigen
Muziek starten
Microfoons wisselen
2 personen
Juryformulieren verzamelen
Pauze aankondigen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies ophalen
2 personen
Publieksvragen begeleiden
Juryuitslag verwerken
3 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Slotwoord verzorgen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Podium afbouwen
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrap
- Publieksstoelenaantal 140
- Klaptafelsaantal 12
- Jurytafelsaantal 2
- Barkrukkenaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Di-boxenaantal 2
- Muzieklaptop
- Back-uplaptop
- USB-sticksaantal 3
- Audiokabelsaantal 10
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelgotenaantal 12
- Laptopstandaard
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Priklichtsnoerenaantal 4
- Zaklampenaantal 3
Servies
- Waterglazenaantal 160
- Koffiekopjesaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Bordenaantal 160
- Vorkenaantal 160
- Servettenhoudersaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Tangenaantal 6
- Koelkrattenaantal 8
Decoratie
- Achtergronddoek
- Ballonnenbogenaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Wedstrijdpostersaantal 6
- Pijlbordenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 30
- Prijstafelbord
- Tafelnummersaantal 20
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Fotowand
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Kantoor
- Juryformulierenaantal 30
- Deelnemerslijstenaantal 5
- Pennenaantal 40
- Potlodenaantal 20
- Klembordenaantal 10
- Printpapieraantal 2
- Plakbandaantal 6
- Ducttapeaantal 4
- Schaaraantal 4
- Stiftenaantal 3
- Etikettenaantal 2
- Polsbandjesaantal 180
- Enveloppenaantal 30
- Clipboardsaantal 20
Overig
- Trofeeënaantal 3
- Medaillelintenaantal 3
- Cadeaubonnenaantal 3
- EHBO-doos
- Zakdoekjesaantal 10
- Powerbanksaantal 3
- Reservebatterijenaantal 24
Tips
- Leg het wedstrijdformat vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Noteer onder meer het aantal rondes, de maximale optreedduur, begeleiding en manier van jureren, zodat deelnemers dezelfde informatie krijgen.
- Vraag bij de inschrijving naast naam en contactgegevens ook het nummer en de toonsoort op. Controleer muziekbestanden uiterlijk 3 dagen vooraf op de muzieklaptop én op een USB-stick als back-up.
- Plan juryleden, presentator en vrijwilligers minimaal 4 weken vooraf in. Reserveer op de wedstrijddag aparte tijd voor ontvangst, soundcheck, pauzes en het uitreiken van de prijzen.
- Maak het programma pas nadat alle deelnemers zijn bevestigd en de optreedvolgorde is geloot. Druk het draaiboek en de jurycriteria minstens 1 dag vooraf af en leg extra exemplaren klaar.
- Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, di-boxen en kabels vóór de deuren opengaan. Leg verlengkabels, stekkerdozen, kabelgoten en een zaklamp klaar; losse kabels en lege batterijen veroorzaken vaak de laatste vertraging.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zangwedstrijd organiseren?
- Begin idealiter 8 tot 10 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, jury en presentator; gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, techniek en het definitieve programma.
- Wanneer moet ik de inschrijving voor een zangwedstrijd sluiten?
- Sluit de inschrijving 3 tot 4 weken voor de wedstrijd. Houd daarna minimaal 7 dagen over om deelnemers te bevestigen, nummers en toonsoorten te verzamelen en de optreedvolgorde te maken.
- Hoeveel tijd heeft een deelnemer nodig tijdens een zangwedstrijd?
- Reken per deelnemer op ongeveer 5 tot 7 minuten inclusief aankondiging, opkomst en wissel. Bij 20 deelnemers duurt het wedstrijdprogramma daarmee circa 2 tot 2,5 uur, exclusief pauze en prijsuitreiking.
- Wanneer test ik de geluidsinstallatie voor een zangwedstrijd?
- Doe een volledige test op de dag zelf minstens 90 minuten voor aanvang. Controleer alle microfoons, muziekbestanden, kabels en monitorgeluid en laat waar mogelijk één zanger een korte soundcheck doen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!