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Gesangswettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gesangswettbewerb braucht früh klare Regeln, eine verlässliche Jury und funktionierende Technik. Lege zuerst Format, Ort und Teilnahmebedingungen fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Stücke, Tonarten, Auftrittsreihenfolge und Programm – oft fehlen genau diese Angaben noch kurz vor dem Termin. Plane außerdem Ersatztechnik, Helfer, Preise und den Zugang zur Location ein. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfformat festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Jurymitglieder ansprechen

  • Moderator festlegen

  • Teilnehmerreglement erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Stücke und Tonarten sammeln

    2 Personen

  • Auftrittsreihenfolge losen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Jurykriterien drucken

  • Drehbuch ausdrucken

  • Musikdateien prüfen

    2 Personen

  • Preise bestellen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Teilnehmerinformationen bereitlegen

  • Standortschlüssel abholen

  • Raum öffnen

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    3 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Publikumssitze aufstellen

    3 Personen

  • Jurytisch aufstellen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Backstage einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Programm aufhängen

  • Jurymaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Musik-Backups erstellen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    3 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Lichtcheck durchführen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer einchecken

    3 Personen

  • Teilnehmer briefen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Auftritte ankündigen

  • Musik starten

  • Mikrofone wechseln

    2 Personen

  • Juryformulare einsammeln

  • Pause ankündigen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr abholen

    2 Personen

  • Publikumsfragen betreuen

  • Juryergebnis verarbeiten

    3 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Schlusswort halten

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • Bühnentreppe
  • PublikumssitzeAnz. 140
  • KlappischeAnz. 12
  • JurytischeAnz. 2
  • BarhockerAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 2
  • Musiklaptop
  • Ersatzlaptop
  • USB-SticksAnz. 3
  • AudiokabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelkanäleAnz. 12
  • Laptopständer

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2
  • Lichterketten mit GlühbirnenAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 3

Geschirr

  • WassergläserAnz. 160
  • KaffeetassenAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • TellerAnz. 160
  • GabelnAnz. 160
  • ServiettenhalterAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 6
  • KühlkistenAnz. 8

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 12
  • WettkampfplakateAnz. 6
  • WegweiserAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 30
  • Preistischschild
  • TischnummernAnz. 20
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8
  • Fotowand

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Büro

  • JuryformulareAnz. 30
  • TeilnehmerlistenAnz. 5
  • StifteAnz. 40
  • BleistifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 10
  • DruckpapierAnz. 2
  • KlebebandAnz. 6
  • GewebeklebebandAnz. 4
  • SchereAnz. 4
  • StifteAnz. 3
  • EtikettenAnz. 2
  • ArmbänderAnz. 180
  • UmschlägeAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 20

Sonstiges

  • TrophäenAnz. 3
  • MedaillenbänderAnz. 3
  • GeschenkgutscheineAnz. 3
  • Erste-Hilfe-Kasten
  • TaschentücherAnz. 10
  • PowerbanksAnz. 3
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Tipps

  • Lege das Wettbewerbsformat fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. Definiere dabei Kategorien, maximale Auftrittsdauer und die Zahl der zugelassenen Teilnehmer.
  • Frage die Jurymitglieder mindestens 6 bis 8 Wochen vorher an und verschicke die Bewertungskriterien spätestens 14 Tage vor dem Wettbewerb. So bleibt Zeit für Rückfragen und einheitliche Ausdrucke.
  • Sammle Stücke und Tonarten direkt nach der Anmeldung. Prüfe jede Musikdatei mindestens 7 Tage vorher am Mischpult und lege zusätzlich einen Ersatzlaptop sowie zwei USB-Sticks bereit.
  • Plane für Technik und Bühne einen Aufbau mit mindestens 2 Stunden Puffer. Funkmikrofone, DI-Boxen, Audiokabel, Verlängerungen und Kabelkanäle werden häufig erst beim Soundcheck als fehlend bemerkt.
  • Bestätige Reservierungen, Helfer und den Standortschlüssel spätestens 3 Tage vor dem Termin. Getränke solltest du am Veranstaltungstag frühzeitig kühlen und Snacks erst nach der finalen Zahl der Ernährungswünsche einkaufen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gesangswettbewerb organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Format, Location und Jury. Öffne die Anmeldung erst, wenn Teilnahmebedingungen und Ablauf feststehen.
Was muss die Jury bei einem Gesangswettbewerb bekommen?
Jedes Jurymitglied braucht die Kriterien, den Zeitplan und die Teilnehmer- beziehungsweise Stückliste. Drucke die Bewertungskriterien spätestens 14 Tage vorher und halte Ersatzexemplare bereit.
Wann sollte man die Musikdateien für den Gesangswettbewerb prüfen?
Prüfe alle Dateien mindestens 7 Tage vor dem Auftritt auf dem vorgesehenen Musiklaptop. Kopiere sie zusätzlich auf zwei USB-Sticks und teste die wichtigsten Übergänge beim Soundcheck.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Gesangswettbewerb?
Plane mindestens 2 Stunden für Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Licht und Kabel ein. Reserviere danach noch 30 Minuten für Soundcheck, Mikrofonwechsel und letzte Änderungen am Programm.

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