Checklist pour organiser un concert sans rien oublier

Un concert se prépare dans un ordre précis : le lieu et les artistes d’abord, puis les autorisations, la technique, le programme et l’accueil du public. Cette checklist couvre les 81 tâches et les 57 fournitures du plan, des premières réservations jusqu’à l’ouverture des portes. Tu y trouveras aussi les points souvent réglés trop tard, comme les besoins techniques des artistes, les restrictions sonores et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver les artistes
Vérifier les autorisations
Vérifier les restrictions sonores
Recueillir les besoins techniques
Élaborer le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la technique
Réserver des chaises et des tables
Répartir les bénévoles
Déterminer les prix d'entrée
2 personnes
Préparer les billets d’entrée
2 personnes
Publier l’itinéraire
Envoyer les informations sur les artistes
Établir le plan technique
2 personnes
Envoyer les informations au public
Inventorier les consommations
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Préparer le comptoir d'accueil
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Inspecter la salle
2 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les artistes dans le vestiaire
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Contrôler les billets
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le programme de la scène
Encadrer la première prestation
4 personnes
Assurer la pause
3 personnes
Accompagner la deuxième prestation
4 personnes
Servir le catering du soir
3 personnes
Guider le public
2 personnes
Annoncer la performance
Encadrer la prestation principale
4 personnes
Servir les dernières consommations
2 personnes
Annoncer le départ
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Distribuer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
Démonter l’installation lumineuse
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer le mobilier
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Tables de logeqté 4
Chaises des vestiairesqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones vocauxqté 4
Pieds de microqté 4
Moniteurs de scèneqté 3
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Rallongesqté 8
Amplificateurs d'instrumentsqté 3
Supports de clavierqté 2
Lampes de pupitreqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 6
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 12

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Barres lumineuses LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes LED de rechangeqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à gâteauqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillères à dessertqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Fond de scène
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Numéros de tableqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et les artistes dès que la date est envisagée. Demande ensuite les autorisations et vérifie les restrictions sonores avant d’annoncer le concert au public.
Demande les fiches techniques des artistes avant de réserver la technique. Une sonorisation avec table de mixage, micros, retours de scène, boîtiers DI et câbles adaptés doit être confirmée avant le jour J.
Bloque le programme et les horaires avant d’envoyer les invitations. Prévois aussi un délai pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et transmettre les informations pratiques au public.
Prépare l’accueil avant l’ouverture : billets, comptoir, itinéraire publié et répartition des bénévoles. Désigne au moins une personne pour les entrées et une autre pour les questions du public.
Vérifie les consommations et les courses quelques jours avant le concert, puis refroidis les boissons le jour même. Les verres réutilisables, les tables et les chaises sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les artistes, de vérifier les autorisations, puis de confirmer la technique, le catering et la billetterie.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert ?: Réserve la technique au moins 4 à 8 semaines avant le concert, après avoir reçu les besoins de chaque artiste. Le plan doit préciser les haut-parleurs, subwoofers, micros, retours, amplificateurs, câbles et alimentation électrique.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les premières informations dès l’ouverture des inscriptions, puis un rappel 3 à 7 jours avant le concert. Indique l’itinéraire, les horaires, les modalités d’entrée et les éventuelles informations alimentaires.
Que faut-il préparer le jour d’un concert ?: Prépare l’accueil, les billets, les boissons, les tables et les chaises avant l’ouverture du lieu. Garde aussi 60 à 90 minutes pour vérifier les câbles, les éclairages, les piles et le plan technique avant l’arrivée du public.

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