Checklist para organizar un concierto sin olvidar nada

Organizar un concierto requiere coordinar artistas, público, técnica y operación del recinto en el orden correcto. Esta checklist reúne 81 tareas y 57 elementos, desde reservar el lugar y confirmar a los artistas hasta abrir las puertas. También contempla permisos, restricciones de sonido, entradas, catering, voluntarios, iluminación y consumiciones. Úsala como calendario de trabajo para detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Confirmar a los artistas
Comprobar permisos
Comprobar las restricciones de sonido
Recopilar necesidades técnicas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar técnica
Reservar sillas y mesas
Asignar voluntarios
Determinar los precios de entrada
2 personas
Preparar las entradas
2 personas
Publicar la ruta
Enviar la información de los artistas
Elaborar el plan técnico
2 personas
Enviar información al público
Inventariar consumiciones
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Inspeccionar el espacio
2 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar luces
3 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Montar los instrumentos
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Recibir a los artistas en el camerino
2 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar los mapas
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el programa del escenario
Acompañar la primera actuación
4 personas
Organizar la pausa
3 personas
Acompañar la segunda actuación
4 personas
Servir el catering de la noche
3 personas
Guiar al público
2 personas
Anunciar la actuación
Coordinar la actuación principal
4 personas
Servir las últimas bebidas
2 personas
Anunciar la despedida
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Desmontar el sistema de sonido
4 personas
Desmontar la instalación de luces
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el espacio
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver el mobiliario
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 160
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3
Mesas de vestuariocant. 4
Sillas del vestuariocant. 12

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos vocalescant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Monitores de escenariocant. 3
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Enrollacablescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Amplificadores de instrumentoscant. 3
Soportes para tecladocant. 2
Lámparas de atrilcant. 4
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 12

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Barras de luz LEDcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8
Lámparas LED de repuestocant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platos para postrecant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharillas de postrecant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Dispensadores de bebidascant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de servir con tapacant. 8

Decoración

Mantelescant. 12
Fondo del escenario
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 4
Placas numeradascant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar y confirma a los artistas antes de cerrar el programa: después necesitarás sus necesidades técnicas, horarios y datos para el público. Comprueba también los permisos y las restricciones de sonido del recinto con varias semanas de margen.
Pide las necesidades técnicas por escrito y conviértelas en un plan de escenario: PA, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, monitores, cajas DI, amplificadores, soportes y cableado. Añade cables de repuesto, pilas y cinta gaffer; suelen faltar cuando ya ha empezado el montaje.
Publica las entradas, los precios, la ruta y la información práctica antes de enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con antelación suficiente para que el catering pueda ajustar cantidades y opciones.
Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a un turno general: entrada, vestuario, público, artistas y apoyo técnico. Prepara el mostrador de entrada, las mesas, las sillas, los percheros y los elementos del vestuario antes de abrir el recinto.
El día del concierto, enfría las bebidas, revisa la lista de la compra e inventaría las consumiciones antes de que llegue el público. Deja tiempo para colocar la iluminación, proteger los cables con canaletas y hacer una prueba completa de sonido y entradas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, confirmar artistas y comprobar permisos. Reserva más margen si necesitas técnica externa, catering o venta anticipada de entradas.
¿Qué equipo de sonido necesita un concierto?: Como base, calcula PA, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, monitores, cajas DI, amplificadores y cableado. Haz una lista técnica individual por artista y comprueba todo entre 1 y 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que cerrar el catering de un concierto?: Cierra el catering entre 7 y 14 días antes, cuando ya conozcas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Confirma las cantidades y la hora de entrega al menos 48 horas antes.
¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el recinto?: Abre el lugar entre 3 y 4 horas antes del inicio para montar mesas, sillas, vestuario, iluminación y sonido. Reserva los últimos 30 minutos para la prueba final y la preparación de la entrada.

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