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Konzert organisieren: die praktische Checkliste

Ein Konzert braucht früh klare Zuständigkeiten: Erst kommen Location, Künstler, Genehmigungen und technische Anforderungen, danach Programm, Eintritt und Publikum. Plane Technik, Catering und Helfer nicht erst in der letzten Woche, besonders wenn PA, Monitore, Mikrofone und Beleuchtung gemietet werden. Kurz vor dem Termin zählen Getränke, Aufbau und ein genauer Ablaufplan. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Künstler festlegen

  • Genehmigungen prüfen

  • Lärmbeschränkungen prüfen

  • Technische Anforderungen sammeln

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Stühle und Tische reservieren

  • Freiwillige einteilen

  • Eintrittspreise festlegen

    2 Personen

  • Eintrittskarten vorbereiten

    2 Personen

  • Wegbeschreibung veröffentlichen

  • Künstlerinformationen versenden

  • Technischen Ablaufplan erstellen

    2 Personen

  • Publikumsinformationen versenden

  • Getränkevorräte inventarisieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Eingangstheke vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Raum inspizieren

    2 Personen

  • Bühnenboden prüfen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Licht aufhängen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    4 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Instrumente aufstellen

    3 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstler in der Garderobe empfangen

    2 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Karten kontrollieren

    3 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Bühnenprogramm ankündigen

  • Ersten Auftritt begleiten

    4 Personen

  • Pause organisieren

    3 Personen

  • Zweiten Auftritt betreuen

    4 Personen

  • Abendcatering servieren

    3 Personen

  • Publikum begleiten

    2 Personen

  • Auftritt ankündigen

  • Hauptauftritt begleiten

    4 Personen

  • Letzte Getränke servieren

    2 Personen

  • Abschied ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Garderobe ausgeben

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Instrumente einpacken

    3 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    4 Personen

  • Lichtanlage abbauen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Stühle und Tische abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sortieren

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Möbel zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 160
  • KlappischeAnz. 12
  • BarhockerAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 3
  • UmkleidetischeAnz. 4
  • UmkleidestühleAnz. 12

Ausstattung

  • PA-LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • VokalmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • BühnemonitoreAnz. 3
  • DI-BoxenAnz. 4
  • XLR-KabelAnz. 12
  • JackkabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • InstrumentenverstärkerAnz. 3
  • KeyboardständerAnz. 2
  • LeselampenAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 12
  • Gaffer TapeAnz. 6
  • AA-BatterienAnz. 24
  • AAA-BatterienAnz. 12

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • LED-LichtleistenAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 8
  • Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 200
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierplattenAnz. 80
  • KuchenplattenAnz. 180
  • GabelnAnz. 180
  • DessertlöffelAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • GetränkespenderAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • Bühnenhintergrund
  • Willkommensschild
  • ProgrammständerAnz. 4
  • NummerntafelnAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmoppsAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Location, Künstler und Technik möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Prüfe dabei sofort Genehmigungen, Lärmbeschränkungen und die verfügbare Aufbauzeit.
  • Sammle die technischen Anforderungen der Künstler mindestens 4 Wochen vorher. Kläre Kanäle, Mikrofone, DI-Boxen, Verstärker, Kabel, Monitore und Stromanschlüsse schriftlich, damit beim Aufbau nichts fehlt.
  • Verschicke Einladungen und Publikumsinformationen 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte dabei um Anmeldungen und Ernährungswünsche und veröffentliche die Wegbeschreibung spätestens 7 Tage vorher.
  • Erstelle den technischen Ablaufplan mit Soundcheck, Einlass, Programm und Umbauzeiten mindestens 1 Woche vor dem Konzert. Teile freiwillige Helfer für Eingang, Garderobe, Catering und Abbau mit konkreten Uhrzeiten ein.
  • Inventarisiere Getränke und Gläser 2 bis 3 Tage vorher und kühle die Getränke am Veranstaltungstag rechtzeitig. Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Einlass, damit Bühne, Licht, Sitzplätze und Eingangstheke geprüft werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Konzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Künstlern und Genehmigungen. Technik, Catering und Mobiliar sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin reserviert sein.
Wann muss ich die Technik für ein Konzert buchen?
Buche PA-Anlage, Mischpult, Mikrofone, Monitore und Beleuchtung mindestens 4 Wochen vorher. Für gefragte Termine sind 8 Wochen Vorlauf sicherer.
Wann sollte ich Einladungen für ein Konzert verschicken?
Verschicke Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert. Schließe die Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher ab, damit Catering und Sitzplätze planbar sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Konzert?
Plane mindestens 3 Stunden zwischen Öffnen der Location und Einlass ein. Darin sollten Technik- und Lichtaufbau, Soundcheck, Bestuhlung, Getränke sowie die Kontrolle von Kabeln und Fluchtwegen enthalten sein.

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