LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Concert organiseren: checklist van idee tot laatste soundcheck

Een concert organiseren vraagt om meer dan een artiest en een podium. Je moet de locatie, vergunningen en geluidsbeperkingen vroeg controleren, terwijl techniek, catering en publieksinformatie op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je de 81 taken in een logische volgorde af te werken. Let vooral op de technische wensen van artiesten, de entreebalie en de tijd die nodig is om PA, verlichting, kabels en stoelen veilig klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Artiesten vastleggen

  • Vergunningen controleren

  • Geluidsbeperkingen controleren

  • Technische wensen verzamelen

  • Programma opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Catering reserveren

  • Techniek reserveren

  • Stoelen en tafels reserveren

  • Vrijwilligers indelen

  • Toegangsprijzen bepalen

    2 personen

  • Entreekaarten voorbereiden

    2 personen

  • Routebeschrijving publiceren

  • Artiesteninformatie versturen

  • Technisch draaiboek maken

    2 personen

  • Publieksinformatie versturen

  • Consumpties inventariseren

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Entreebalie voorbereiden

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Leveringen ontvangen

    2 personen

  • Ruimte inspecteren

    2 personen

  • Podiumvloer controleren

    2 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Garderobe inrichten

    2 personen

  • Entreebalie inrichten

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Licht ophangen

    3 personen

  • Geluidsinstallatie opbouwen

    4 personen

  • Microfoons plaatsen

    2 personen

  • Instrumenten opstellen

    3 personen

  • Kabels veilig afplakken

    2 personen

  • Catering klaarzetten

    3 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Dranken klaarzetten

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Veiligheidsroutes vrijmaken

    2 personen

  • Geluidscheck uitvoeren

    4 personen

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Artiesten ontvangen in kleedruimte

    2 personen

Event

  • Entree openen

    3 personen

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Kaarten controleren

    3 personen

  • Garderobe beheren

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Podiumprogramma aankondigen

  • Eerste optreden begeleiden

    4 personen

  • Pauze verzorgen

    3 personen

  • Tweede optreden begeleiden

    4 personen

  • Avondcatering serveren

    3 personen

  • Publiek begeleiden

    2 personen

  • Optreden afkondigen

  • Hoofdoptreden begeleiden

    4 personen

  • Laatste consumpties serveren

    2 personen

  • Afscheid aankondigen

  • Bezoekers naar uitgang begeleiden

    3 personen

  • Garderobe uitgeven

    2 personen

Nazorg

  • Kassa afsluiten

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Instrumenten inpakken

    3 personen

  • Geluidsinstallatie afbreken

    4 personen

  • Lichtinstallatie afbreken

    3 personen

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Stoelen en tafels afbreken

    4 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Ruimte schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Geleende spullen sorteren

    2 personen

  • Apparatuur retourneren

    2 personen

  • Meubilair retourneren

    2 personen

  • Locatie opleveren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 160
  • Klaptafelsaantal 12
  • Barkrukkenaantal 8
  • Garderoberekkenaantal 3
  • Kleedkamertafelsaantal 4
  • Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

  • PA-speakersaantal 2
  • Subwoofersaantal 2
  • Mengtafel
  • Vocalmicrofoonsaantal 4
  • Microfoonstandaardsaantal 4
  • Podiummonitorenaantal 3
  • DI-boxenaantal 4
  • XLR-kabelsaantal 12
  • Jackkabelsaantal 8
  • Stroomhaspelsaantal 4
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Instrumentversterkersaantal 3
  • Keyboardstandaardsaantal 2
  • Lessenaarlampenaantal 4
  • Kabelgotenaantal 12
  • Gaffer tapeaantal 6
  • Batterijen AAaantal 24
  • Batterijen AAAaantal 12

Verlichting

  • Podiumspotsaantal 6
  • LED-lichtbalkenaantal 4
  • Lichtstatievenaantal 2
  • Sfeerverlichtingaantal 8
  • Reserveledlampenaantal 6

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 200
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Schotelsaantal 80
  • Gebaksbordenaantal 180
  • Vorkenaantal 180
  • Dessertlepelsaantal 180
  • Serveerschalenaantal 20
  • Serveertangenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Drankdispensersaantal 3
  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3
  • Keukenmessenaantal 3
  • Serveerschalen met dekselaantal 8

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 12
  • Podiumachtergrond
  • Welkomstbord
  • Programmastandaardsaantal 4
  • Nummerbordjesaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilmoppenaantal 3
  • Schoonmaakemmersaantal 3
  • Microvezeldoekenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg artiesten en locatie eerst vast en controleer daarna direct vergunningen en geluidsbeperkingen. Zo voorkom je dat je programma al rond is voordat blijkt dat het concert niet binnen de regels past.
  • Vraag technische wensen uiterlijk 4 weken voor het concert op en zet ze in één technisch draaiboek. Controleer daarin onder meer microfoons, DI-boxen, monitoren, versterkers, kabels en stroompunten.
  • Verstuur publieksinformatie minimaal 7 dagen vooraf met aanvangstijd, route, toegangsprijs en praktische informatie. Vermeld ook hoe aanmeldingen en dieetwensen worden verwerkt als er catering is.
  • Plan de opbouw ruim voor de deuren opengaan: eerst podium en stroom, daarna PA en licht, vervolgens soundcheck en publieksruimte. Reserveer aparte tijd voor het veilig wegwerken van kabels met kabelgoten en gaffer tape.
  • Maak de entreebalie compleet voordat de locatie opent en koel dranken op tijd. Tel entreekaarten, herbruikbare drinkglazen en consumpties na; juist kleine tekorten vallen pas op wanneer het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concert organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer eerst de locatie en artiesten; regel vergunningen, techniek en catering daarna zo vroeg mogelijk, omdat beschikbaarheid snel beperkt kan zijn.
Wanneer moet ik de technische wensen van een artiest opvragen?
Vraag de technische wensen uiterlijk 4 weken voor het concert op. Gebruik ze om PA, mengtafel, microfoons, monitoren, DI-boxen, versterkers, kabels en stroomvoorziening te reserveren.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een concert?
Plan minimaal 4 uur voor een kleine productie met basislicht en geluid. Voeg extra tijd toe voor meerdere acts, een uitgebreide lichtset of een soundcheck per artiest.
Wanneer stuur ik de publieksinformatie en routebeschrijving?
Stuur de informatie uiterlijk 7 dagen voor het concert en herhaal de belangrijkste punten 24 uur vooraf. Vermeld aanvangstijd, route, entree, programma en eventuele informatie over catering of dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!