Checklist pour organiser un concert pop

Un concert pop demande une coordination précise entre les artistes, la salle, la technique et l’accueil du public. Cette checklist rassemble les démarches à prévoir, de la réservation des artistes au rangement du matériel. Commence par fixer le lieu, la date et les autorisations, puis avance vers la billetterie, la promotion et la logistique. Les derniers jours servent surtout à vérifier les fiches techniques, préparer les documents et sécuriser les accès.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver des artistes
2 personnes
Réserver le lieu
Demander les autorisations
Souscrire une assurance
Mettre en place la vente de billets
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la sécurité
Réserver la technique
Organiser les premiers secours
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste de contacts
Envoyer les informations sur les artistes
Vérifier la fiche technique
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Balisage des voies d'évacuation
2 personnes
Publier les informations de stationnement
Trier les bracelets
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
5 personnes
Monter l’installation lumière
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Balisage de l’espace public
4 personnes
Aménager l’entrée
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer le buffet traiteur
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Préparer la restauration backstage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
5 personnes
Tester le show lumière
3 personnes
Faire le briefing du personnel
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes

Événement

Ouvrir la caisse
2 personnes
Contrôler les visiteurs
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Guider le public
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Annoncer les spectacles
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Gérer la technique pendant le spectacle
4 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Assurer la présence des premiers secours
2 personnes
Assurer la sécurité
4 personnes
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Encadrer la sortie
4 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
3 personnes
Démonter le bar
3 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
5 personnes
Démonter l’éclairage
4 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Ranger les affaires du vestiaire
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tables hautesqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 4
Barrières de sécuritéqté 20
Barrières de fouleqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Groupe électrogène
Passe-câblesqté 12
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Console lumière
Éclairage d’ambianceqté 12
Tentures de scèneqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Fond de scène
Nappesqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve la technique dès que les artistes sont confirmés : la fiche technique précise le nombre de micros, de retours, de boîtiers DI, de câbles et de prises nécessaires. Prévois aussi les passe-câbles et le ruban gaffer pour le montage.
Ne garde pas les autorisations et l’assurance pour la dernière semaine. Lance ces démarches plusieurs semaines avant le concert, car un dossier incomplet peut retarder l’ouverture de la billetterie.
Prépare les bracelets, les livrets de programme et la liste de contacts au plus tard la veille. Imprime au moins deux exemplaires du déroulé : un pour la régie et un pour la personne qui coordonne l’événement.
Vérifie le plan de circulation avant l’arrivée du public : les voies d’évacuation doivent rester dégagées, les barrières correctement installées et les informations de stationnement publiées avant le jour du concert.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et compte la vaisselle réutilisable par service. Prévois un stock séparé pour le bar, les artistes et l’équipe afin d’éviter de vider le comptoir pendant le concert.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pop ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver les artistes et la salle, obtenir les autorisations, souscrire l’assurance, lancer la billetterie et confirmer la technique et la sécurité.
Quand faut-il réserver la technique pour un concert ?: Réserve-la dès que les artistes et la salle sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Envoie la fiche technique avec les besoins en son, lumière, scène et alimentation électrique.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert pop ?: La veille, vérifie le matériel, imprime le déroulé et la liste de contacts, trie les bracelets, prépare les livrets et mets les boissons au frais. Contrôle aussi les voies d’évacuation et le plan d’accueil.
Combien de boissons prévoir par personne pour un concert ?: Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajuste la quantité selon la durée du concert, la météo et la présence d’un bar ou d’un catering.

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