Checklist para organizar un concierto de pop

Organizar un concierto de pop requiere coordinar artistas, recinto, permisos, entradas, técnica y atención al público en un orden claro. Este plan reúne 79 tareas y 55 materiales para que no se te escape lo que suele llegar tarde: la hoja técnica, los seguros, la señalización o la información de estacionamiento. También contempla la preparación del escenario, el sonido, la iluminación, las pulseras, el catering y las bebidas. Úsalo como guía de trabajo desde la primera reserva hasta la apertura de puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Contratar artistas
2 personas
Reservar el lugar
Solicitar permisos
Contratar un seguro
Configurar la venta de entradas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar seguridad
Reservar técnica
Organizar primeros auxilios
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de contactos
Enviar la información de los artistas
Comprobar la hoja técnica
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Señalizar las rutas de evacuación
2 personas
Publicar información de estacionamiento
Clasificar las pulseras
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar el escenario
6 personas
Montar el sistema de sonido
5 personas
Montar la instalación de iluminación
4 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Delimitar la zona del público
4 personas
Montar la entrada
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Montar la barra
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar los camerinos de los artistas
2 personas
Preparar el catering de backstage
2 personas
Realizar la prueba de sonido
5 personas
Probar el espectáculo de luces
3 personas
Dar briefing al personal
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas

Evento

Abrir la caja
2 personas
Controlar a los visitantes
4 personas
Repartir pulseras
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Guiar al público
4 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Anunciar las actuaciones
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Operar la técnica durante el espectáculo
4 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
Cubrir el puesto de primeros auxilios
2 personas
Realizar la seguridad
4 personas
Coordinar la última actuación
3 personas
Guiar la salida
4 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Despedir a los artistas
2 personas
Guardar los restos de forma segura
3 personas
Desmontar el bar
3 personas
Desmontar el catering
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
5 personas
Desmontar el equipo de iluminación
4 personas
Desmontar el escenario
6 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo
3 personas
Ordenar la ropa de guardarropa
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Mesas altascant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 4
Vallas de separacióncant. 20
Vallas de control de multitudescant. 12

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 10
Grupo electrógeno
Alfombrillas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Mesa de luces
Iluminación ambientalcant. 12
Telones de escenariocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Tazas de cafécant. 40
Bandejas de servircant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Fondo del escenario
Mantelescant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el recinto y los artistas; después tramita los permisos y el seguro. Sin esos datos no podrás fijar correctamente los horarios, el aforo ni la venta de entradas.
Pide la hoja técnica de cada artista con suficiente antelación y compárala con el equipo disponible: PA, subwoofers, monitores, mesa de mezclas, micrófonos y cajas DI. Reserva lo que falte antes de preparar el plano.
No dejes la seguridad y los primeros auxilios para la última semana. Define accesos, vallas, rutas de evacuación y puntos de atención antes de publicar toda la información al público.
Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y confirma el catering con tiempo. Calcula también la logística de vasos, copas, mesas y sillas, y enfría las bebidas antes de la llegada de los asistentes.
Imprime el plan de trabajo y la lista de contactos antes del montaje. Revisa cables, regletas, alargadores, alfombrillas, cinta gaffer, focos y señalización en una comprobación física, no solo en una hoja de cálculo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de pop?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si hay artistas, permisos, venta de entradas y técnica profesional. Reserva primero el recinto y los artistas; deja la revisión final del material y las bebidas para los últimos días.
¿Qué permisos necesita un concierto de pop?: Depende del recinto y de la normativa local, pero debes comprobar permisos de actividad, aforo, ruido y seguridad. Inicia las solicitudes al menos 8 semanas antes y confirma por escrito los plazos de cada autoridad.
¿Cuándo hay que contratar el sonido y la iluminación?: Resérvalos en cuanto tengas la hoja técnica de los artistas, idealmente entre 6 y 10 semanas antes. La comprobación de PA, monitores, mesa de mezclas, iluminación y alimentación eléctrica debe hacerse antes del día del montaje.
¿Cuántas bebidas hay que preparar para un concierto?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por persona por cada hora adicional. Ajusta la compra al aforo, la duración, la temperatura y si también habrá catering.

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