Popkonzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Popkonzert steht und fällt mit dem Ablauf hinter der Bühne. Du musst Künstler, Location, Genehmigungen, Versicherung, Ticketverkauf und Sicherheit früh festlegen und anschließend Technik, Catering und Besucherinformationen koordinieren. Besonders leicht gehen technische Rider, Fluchtwege, Parkhinweise und Erste Hilfe unter. Diese Checkliste führt dich von den ersten Buchungen bis zu den letzten Handgriffen am Veranstaltungstag – einschließlich Armbändern, Programmheften, gekühlten Getränken und geprüften Materialien.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Künstler buchen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen beantragen
Versicherung abschließen
Ticketverkauf einrichten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Sicherheit buchen
Technik reservieren
Erste Hilfe organisieren
Drehbuch ausdrucken
Kontaktliste ausdrucken
Künstlerinformationen versenden
Technischen Rider prüfen
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Fluchtwege markieren
2 Personen
Parkinformationen veröffentlichen
Armbänder sortieren
2 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Catering vorbereiten
4 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Bühne aufbauen
6 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
5 Personen
Lichtanlage aufbauen
4 Personen
Stromversorgung anschließen
3 Personen
Publikumsbereich absperren
4 Personen
Eingangsbereich einrichten
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Künstlergarderoben einrichten
2 Personen
Backstage-Catering bereitstellen
2 Personen
Soundcheck durchführen
5 Personen
Lichtshow testen
3 Personen
Personalbriefing geben
4 Personen
Künstler empfangen
2 Personen

Event

Kasse öffnen
2 Personen
Besucher kontrollieren
4 Personen
Armbänder verteilen
3 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Publikum begleiten
4 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Auftritte ankündigen
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Technik während der Show bedienen
4 Personen
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Erste Hilfe besetzen
2 Personen
Sicherheitsdienst durchführen
4 Personen
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
Abstrom begleiten
4 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Artiesten verabschieden
2 Personen
Reste sicher verstauen
3 Personen
Bar abbauen
3 Personen
Catering abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tonanlage abbauen
5 Personen
Lichttechnik abbauen
4 Personen
Bühne abbauen
6 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
Garderobensachen aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
StehtischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 12

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
Stromaggregat
KabelmattenAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtkonsole
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
BühnentücherAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
KaffeetassenAnz. 40
ServierschalenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierbesteckAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
Bühnenhintergrund
TischdeckenAnz. 20
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Buche Künstler und Location zuerst und beantrage Genehmigungen nicht erst nach dem Ticketstart. Plane für Rückfragen der Behörden mindestens mehrere Wochen Puffer ein.
Prüfe den technischen Rider, bevor du PA-Lautsprecher, Subwoofer, Monitore, Mischpult, Mikrofone und Kabel reservierst. Eine fehlende DI-Box oder zu kurze XLR-Kabel lässt sich am Konzerttag kaum ersetzen.
Erstelle Lageplan und Fluchtwegmarkierungen vor dem Aufbau. Darin sollten Bühne, Absperrgitter, Garderobe, Erste-Hilfe-Punkt, Einlass und Notausgänge eindeutig eingezeichnet sein.
Verschicke Künstler- und Parkinformationen spätestens eine Woche vor dem Konzert. Drucke Kontaktliste und Drehbuch zusätzlich aus, falls am Veranstaltungstag Internet oder Akkus ausfallen.
Kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass und sortiere Armbänder, Programmhefte und Einlassmaterialien nach Bereichen. So vermeidest du Warteschlangen, während gleichzeitig Technik und Licht eingerichtet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Popkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Künstler, Location, Genehmigungen, Versicherung und Technik brauchen meist mehr Vorlauf als Dekoration oder Einkäufe.
Was muss man für ein Popkonzert an Technik einplanen?: Neben PA-Lautsprechern und Subwoofern gehören Bühnenmonitore, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen sowie XLR-, Klinken- und Verlängerungskabel auf die Prüfliste. Kontrolliere den technischen Rider spätestens 2 Wochen vor dem Konzert.
Wie viele Helfer braucht man bei einem Popkonzert?: Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 1 Person für den Einlass, 1 für Künstlerbetreuung, 1 für Technikkoordination und 1 für Sicherheit einplanen. Bei mehreren Einlassspuren oder mehr als 100 Gästen brauchst du zusätzliche Helfer.
Wann sollten Parkinformationen und Einladungen verschickt werden?: Einladungen und Ticketinformationen können 4 bis 8 Wochen vorher rausgehen. Park-, Einlass- und Veranstaltungsinfos solltest du spätestens 7 Tage vor dem Konzert veröffentlichen und am Veranstaltungstag sichtbar bereithalten.

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