Popconcert organiseren: checklist van boeking tot laatste kabel
Een popconcert organiseren begint niet met de soundcheck, maar met artiesten, locatie en vergunningen. Werk daarna toe naar ticketverkoop, promotie, beveiliging, EHBO en techniek. In de laatste week controleer je de technische rider, maak je de plattegrond en druk je het draaiboek en de contactlijst af. Op de dag zelf draait alles om een vaste volgorde: opbouw, testen, ontvangst, optreden en afbouw.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Leg de technische rider uiterlijk 4 weken voor het concert naast je eigen inventaris. Controleer onder meer PA-speakers, subwoofers, podiummonitoren, DI-boxen, XLR-kabels en stroomvoorziening; plan een alternatief voor ontbrekende apparatuur.
- Maak de publieks- en backstageplattegrond minimaal 2 weken vooraf. Markeer vluchtroutes, kabelmatten, afzethekken, garderoberekken en de plaatsen van EHBO, techniek en catering.
- Plan de soundcheck minstens 3 uur vóór de deuren opengaan. Reserveer per artiest 30 tot 45 minuten en houd daarna minimaal 30 minuten vrij voor storingen of wijzigingen.
- Sluit de ticketverkoop en aanmeldingen niet pas op de concertdag af. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en bestel catering op basis van het definitieve aantal plus ongeveer 5 procent extra.
- Sorteer polsbandjes, programmaboekjes en contactinformatie per functie vóór de opbouw. Zet dranken minstens 2 uur voor de opening koud en controleer dan ook herbruikbare drinkglazen, microfoons en reservekabels.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een popconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met artiesten boeken, de locatie reserveren en vergunningen aanvragen. Plan techniek, beveiliging en catering uiterlijk 6 weken voor de concertdatum.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een popconcert aanvragen?
- Dien de aanvraag in zodra locatie, datum en programma bekend zijn, meestal minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer de lokale termijn, want die kan per gemeente verschillen.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een popconcert?
- Reken voor podiumdelen, PA, verlichting, kabels en publieksafzetting op minimaal 6 uur opbouw. Plan daarna minstens 3 uur voor soundcheck en lichttest voordat bezoekers binnenkomen.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een popconcert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop de definitieve hoeveelheid pas nadat de ticketverkoop of aanmeldingen zijn gesloten, zodat je niet op een voorlopige schatting bestelt.