Organiser un concert : la checklist complète

Un concert se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu et les artistes, organiser les inscriptions, puis régler la technique et l’accueil. Cette checklist rassemble les étapes à suivre avant l’ouverture des portes, du programme aux sorties de secours. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les câbles en quantité suffisante ou les boissons qui doivent être mises au frais. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier le site le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Réserver les artistes
2 personnes
Faire les réservations
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser le matériel technique
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Afficher la promotion
2 personnes
Établir la liste définitive des visiteurs
Envoyer les informations sur les artistes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Marquer la scène et l’espace public
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer les chaises et les tables
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes

Événement

Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier la pause et l'espace public
2 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
Réapprovisionner les amuse-bouches
2 personnes
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
Animer le dernier bloc de concert
3 personnes
Accompagner la sortie du public
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Fermer le bar
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 100
Tablesqté 10
Tables pliantesqté 3
Portantsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 3
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtes D.I.qté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 15
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 6

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Guirlandesqté 8
Ruban adhésifqté 6
Panneaux de directionqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence par confirmer la date, le lieu et les artistes avant d’ouvrir les inscriptions. Garde ensuite une version définitive du programme pour éviter d’envoyer des horaires contradictoires.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le concert. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses et de recueillir les besoins alimentaires des visiteurs.
Prévois une vérification technique sur place avant le jour J : la table de mixage, les haut-parleurs, les retours, les microphones et chaque câble doivent être testés ensemble.
Réserve au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour ouvrir le lieu, marquer la scène et l’espace public, monter la scène et installer le son et l’éclairage.
Ne laisse pas les boissons et le comptoir pour la dernière minute. Mets-les au frais avant l’ouverture et installe séparément l’accueil, le bar, les verres et le matériel de service.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert ?: Commence au moins 8 semaines avant la date prévue pour confirmer le lieu, réserver les artistes et établir le programme. Garde les 2 dernières semaines pour les inscriptions, les achats et les confirmations.
Combien de temps faut-il pour installer la scène et le son d’un concert ?: Prévois au minimum 2 heures pour une installation simple, et davantage si plusieurs artistes utilisent des microphones, des moniteurs et des instruments différents. Ajoute ensuite 30 minutes pour les essais de son.
Quand envoyer les invitations pour un concert ?: Envoie une première invitation 3 à 4 semaines avant le concert, avec la date, le lieu et les horaires. Demande les inscriptions au plus tard 7 jours avant afin d’établir la liste définitive des visiteurs.
Que faut-il vérifier le jour d’un concert ?: Vérifie les sorties de secours, la météo, la liste des visiteurs, le programme et le fonctionnement du matériel technique avant l’ouverture. Termine l’accueil et le bar au moins 30 minutes avant l’arrivée du public.

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