Konzert organisieren: Checkliste für die Vorbereitung
Ein Konzert braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin und Ort, Künstler, Reservierungen und Programm bilden die Grundlage. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die endgültige Besucherliste. Am Veranstaltungstag zählen ein getestetes Technik-Setup, sichere Notausgänge und ein genauer Aufbauplan für Bühne, Licht, Sitzplätze, Eingang und Bar. Diese Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch die Vorbereitung und zeigt, was häufig erst kurz vor Beginn auffällt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Künstler festlegen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Technik inventarisieren
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Werbung aufhängen
2 Personen
Endgültige Besucherliste erstellen
Künstlerinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Equipment abholen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Bühne und Publikumsbereich markieren
2 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Stühle und Tische aufstellen
3 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Bar und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Backstage einrichten
2 Personen
Event
Publikumseingang öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
Ersten Konzertblock begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pause- und Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
Zweiten Konzertblock begleiten
3 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Dritten Konzertblock begleiten
3 Personen
Letzten Konzertblock begleiten
3 Personen
Publikumsausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Bar schließen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- BühnentreppenAnz. 2
- StühleAnz. 100
- TischeAnz. 10
- KlappischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- BühnemonitoreAnz. 3
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- D.I.-BoxenAnz. 4
- InstrumentenkabelAnz. 12
- XLR-KabelAnz. 15
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- BatterielampenAnz. 6
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- GetränkespenderAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- ZangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
Dekoration
- BühnentücherAnz. 4
- GirlandenAnz. 8
- KlebebandAnz. 6
- PfeiltafelnAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane den Technikaufbau nicht erst für die letzte Stunde. Inventarisiere Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Monitore, Mikrofone, Kabel und D.I.-Boxen vorher und teste jedes Signal, bevor das Publikum kommt.
- Schließe die Künstlerinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Konzert ab. Sende Programm, Ankunftszeit, Bühnenablauf und technische Anforderungen gesammelt an alle Beteiligten.
- Erstelle die endgültige Besucherliste am Vortag und halte sie am Eingang bereit. Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung, damit Getränke- und Bewirtungsplanung nicht auf Schätzungen beruht.
- Plane für den Aufbau feste Zeitfenster: zuerst Bühne und Publikumsbereich markieren, danach Bühnenelemente, Treppen, Beschallung und Beleuchtung anschließen. Lass mindestens 30 Minuten für einen vollständigen Soundcheck frei.
- Prüfe Wettervorhersage, Notausgänge und Beleuchtung am Veranstaltungstag erneut. Batterielampen, Verlängerungskabel und eine funktionierende Stimmungsbeleuchtung werden besonders häufig erst beim Öffnen der Location vermisst.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Konzert organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Künstlern und Reservierungen. Einladungen und Anmeldungen sollten mehrere Wochen vor dem Konzert laufen, damit du die Besucherliste und Ernährungswünsche rechtzeitig abschließen kannst.
- Wann muss die Technik für ein Konzert aufgebaut werden?
- Plane den Aufbau mehrere Stunden vor dem Einlass und reserviere mindestens 30 Minuten für Soundcheck und Fehlerkorrekturen. Bühne, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone und Beleuchtung sollten vor dem Eintreffen des Publikums vollständig getestet sein.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Konzert?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Getränke sollten vor Einlass kalt gestellt und Gläser, Getränkespender sowie Serviertabletts an der Ausgabestelle bereitliegen.
- Was muss man am Tag des Konzerts kontrollieren?
- Kontrolliere mindestens 2 Stunden vor Einlass Notausgänge, Wettervorhersage, Besucherliste, Bühne, Sitzplätze, Eingangstresen, Bar und Technik. Danach folgt der Soundcheck; erst wenn Licht, Beschallung und Mikrofone funktionieren, sollte die Location geöffnet werden.
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