Concert organiseren: checklist van voorbereiding tot afbouw
Een concert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium vastleggen. Je moet bezoekers, techniek, veiligheid, catering en de dagindeling op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en artiesten, werk daarna toe naar een definitieve bezoekerslijst en een gecontroleerde boodschappenlijst. Op de dag zelf draait alles om volgorde: eerst de ruimte en techniek, daarna entree en bar, en pas dan de ontvangst van bezoekers en artiesten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Artiesten vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Techniek inventariseren
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Promotie ophangen
2 personen
Definitieve bezoekerslijst maken
Artiesteninformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Podium en publieksruimte markeren
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Backstage inrichten
2 personen
Event
Publieksingang openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Dranken en hapjes serveren
4 personen
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze en publieksruimte controleren
2 personen
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
Hapjes opnieuw aanvullen
2 personen
Derde concertblok begeleiden
3 personen
Laatste concertblok begeleiden
3 personen
Publieksuitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Bar afsluiten
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrappenaantal 2
- Stoelenaantal 100
- Tafelsaantal 10
- Klaptafelsaantal 3
- Garderoberekkenaantal 2
Apparatuur
- Mengtafel
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 3
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- D.I.-boxenaantal 4
- Instrumentkabelsaantal 12
- XLR-kabelsaantal 15
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
Verlichting
- Podiumspotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Batterijlampenaantal 6
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Drankdispensersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
Decoratie
- Podiumdoekenaantal 4
- Slingersaantal 8
- Plakbandaantal 6
- Pijlenbordenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de technische opbouw ruim vóór de inloop. Reken voor podium, geluidsinstallatie en verlichting op meerdere uren, zeker wanneer je mengtafel, subwoofers, monitoren en veel kabels moet aansluiten.
- Stuur artiesteninformatie uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld daarin het programma, de aankomsttijd, contactpersoon, beschikbare apparatuur en eventuele aansluitingen zoals D.I.-boxen of microfoons.
- Maak de bezoekerslijst niet pas aan de deur definitief. Verwerk aanmeldingen vooraf en houd rekening met extra tijd bij de entreebalie voor controle, garderobe en vragen van bezoekers.
- Controleer nooduitgangen en publieksruimte voordat stoelen en tafels worden geplaatst. Markeer het podium en de looproutes, zodat meubilair, kabels en uitgiftepunten de doorgang niet blokkeren.
- Zet drank en materialen op tijd klaar, maar controleer eerst de aantallen. Dranken moeten koud kunnen staan in koelboxen, terwijl glazen, koffiekopjes, servies, thermoskannen en serveerbladen direct bereikbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een concert organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, reserveringen en artiesten. Verstuur uitnodigingen en promotie zodra programma en locatie vaststaan; plan de definitieve bezoekerslijst in de laatste week.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een concert?
- Reserveer minimaal 3 uur voor podium, geluid en verlichting bij een eenvoudige productie. Plan extra tijd als apparatuur moet worden opgehaald of als meerdere artiesten hun eigen instrumenten en aansluitingen meenemen.
- Wanneer moet ik de artiesteninformatie versturen?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór het concert. Voeg het programma, aankomsttijd, technische afspraken en contactgegevens toe, zodat ontbrekende apparatuur nog geregeld kan worden.
- Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een concert?
- Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van het concert. Pas bij buitenactiviteiten tijdig de publieksruimte, verlichting, apparatuur en planning aan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!