Checklist para organizar un concierto sin olvidar nada
Organizar un concierto requiere coordinar artistas, público, técnica y servicio en un orden muy concreto. Empieza cerrando la fecha, el lugar y las reservas; después confirma el programa, las inscripciones y las necesidades de cada artista. Durante el montaje tendrás que distribuir el escenario y el público, conectar sonido e iluminación y preparar la entrada, el bar y las bebidas. Esta checklist reúne el trabajo desde la planificación hasta la apertura del recinto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Hacer reservas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar la técnica
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Colocar la promoción
2 personas
Elaborar la lista definitiva de asistentes
Enviar la información de los artistas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger el equipo
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Marcar el escenario y el área del público
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Montar sillas y mesas
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el bar y el punto de distribución
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar backstage
2 personas
Evento
Abrir la entrada para el público
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Servir bebidas y aperitivos
4 personas
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Revisar la pausa y el área del público
2 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
Coordinar el último bloque del concierto
3 personas
Guiar la salida del público
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Cerrar el bar
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escaleras del escenariocant. 2
- Sillascant. 100
- Mesascant. 10
- Mesas plegablescant. 3
- Percheroscant. 2
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Monitores de escenariocant. 3
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas D.I.cant. 4
- Cables de instrumentoscant. 12
- Cables XLRcant. 15
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 10
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 4
- Lámparas de bateríacant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Pinzascant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
Decoración
- Telones de escenariocant. 4
- Guirnaldascant. 8
- Cinta adhesivacant. 6
- Paneles de flechascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los artistas antes de enviar invitaciones. Reserva tiempo para confirmar por escrito horarios, necesidades técnicas y datos de contacto de cada artista.
- Fija una fecha límite para las inscripciones y las preferencias dietéticas. Prepara la lista definitiva de asistentes al menos 24 horas antes para ajustar sillas, mesas, vasos y comida.
- Haz el inventario técnico antes de recoger el equipo: mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, monitores, micrófonos, soportes, cajas D.I. y cables deben estar contabilizados antes de salir.
- Abre el recinto con varias horas de margen. Marca primero el escenario y el área del público, monta después las piezas y escaleras del escenario y deja tiempo para probar sonido, focos y conexiones eléctricas.
- No dejes el servicio para el último momento: enfría las bebidas antes de abrir, coloca el bar y los dispensadores y prepara vasos, tazas, bandejas y pinzas en puntos accesibles para el equipo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto?
- Empieza al menos 6 semanas antes si participan varios artistas y necesitas reservas, promoción e inscripciones. Deja cerrados el programa, la lista de asistentes y las necesidades técnicas como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que montar el escenario y el equipo de sonido?
- Abre el lugar entre 3 y 4 horas antes de la llegada del público. Reserva al menos 90 minutos para el escenario y el sistema de sonido, y otros 30 minutos para comprobar micrófonos, monitores, iluminación y cables.
- ¿Cuántas sillas y mesas necesito para un concierto?
- Calcula una silla por asistente si el público estará sentado y añade un margen del 10 %. Para la entrada, el bar y el servicio, prepara al menos 2 mesas de apoyo, además de las mesas previstas para el público.
- ¿Cuándo debo enfriar las bebidas para un concierto?
- Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de abrir, según el tamaño de las neveras portátiles. Comprueba las existencias y coloca los dispensadores, vasos y termos durante la última hora de montaje.
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