Organiser un concert intimiste sans rien oublier
Un concert intimiste demande une préparation précise, même avec peu d’invités. Il faut coordonner l’artiste, les horaires, les inscriptions, l’espace d’écoute et la sonorisation, puis prévoir un accueil fluide. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, des premières confirmations jusqu’au discours d’ouverture. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés : besoins alimentaires, manteaux, éclairage, câbles, boissons fraîches et balance avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date avec l'artiste
Fixer le programme et les horaires de jeu
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des invités
Envoyer les informations pratiques à l'artiste
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Vider le salon
2 personnes
Installer le mobilier
3 personnes
Libérer l'emplacement du podium
2 personnes
Installer le matériel sonore
2 personnes
Installer les instruments en toute sécurité
2 personnes
Régler l’éclairage
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
2 personnes
Vérifier les toilettes et l'entrée
Balance avec l'artiste
3 personnes
Événement
Accueillir les invités
2 personnes
Accompagner les manteaux et les sacs
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner le premier set du concert
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Préparer les collations de pause
2 personnes
Encadrer la pause
2 personnes
Encadrer le deuxième set du concert
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Encadrer le troisième set du concert
Servir le dessert et le café
2 personnes
Accompagner les morceaux demandés
Remise des vestiaires et des manteaux
2 personnes
Faire partir les invités en toute sécurité
Suivi
Ranger les restes au frais
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le salon
2 personnes
Remettre le mobilier en place
2 personnes
Retirer la décoration
Vérifier le matériel et les câbles
Rendre les articles empruntés
Organiser le paiement de l’artiste
Remercier les invités
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables hautesqté 3
- Tables à mangerqté 4
- Chaisesqté 36
- Tabouretsqté 4
- Porte-manteau
- Portant à vêtements
Vaisselle
- Verres à vinqté 40
- Verres à eauqté 40
- Tasses à caféqté 30
- Assiettes de dînerqté 40
- Assiettes à dessertqté 40
- Couvertsqté 40
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 8
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Câbles audioqté 6
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
- Guirlandes lumineuses LEDqté 3
- Piles de rechangeqté 24
Décoration
- Nappesqté 6
- Bouquets de fleursqté 4
- Panneau d’accueil
- Cartes de menuqté 36
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
- Thermosqté 3
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 2
- Balais à main et pellesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Confirme la date avec l’artiste plusieurs semaines à l’avance, puis fixe les horaires de jeu et transmets les informations pratiques dans un seul message. Cela évite les changements de dernière minute le jour du concert.
- Prévois l’aménagement de la pièce avant de déplacer les meubles : réserve un emplacement dégagé pour le podium, garde les passages vers l’entrée et les toilettes libres, et installe les assises face à la scène.
- Organise la sonorisation avant l’arrivée des invités. Vérifie les microphones, pieds, câbles, multiprises et rallonges, puis fais une balance avec l’artiste pour régler le volume sans improviser pendant l’accueil.
- Refroidis les boissons au moins 4 heures avant le début et prépare les en-cas avant l’installation finale. Compte environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, en tenant compte des réponses alimentaires recueillies.
- Prépare l’entrée comme un vrai point d’accueil : panneau visible, portemanteau ou portant accessible, espace pour les sacs et boissons de bienvenue déjà servis. Garde 15 minutes avant l’ouverture pour vérifier toilettes, éclairage et buffet.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert intimiste ?
- Prévois idéalement 3 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer l’artiste, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires avant les achats.
- Quand faire la balance avec l’artiste ?
- Fais-la au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités. Prévois assez de temps pour tester chaque microphone, les instruments, la table de mixage et le volume dans la pièce.
- Combien de boissons prévoir pour un concert intimiste ?
- Compte environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajuste selon la durée du concert. Refroidis-les au moins 4 heures à l’avance et prévois aussi de l’eau accessible.
- Quand installer la décoration et le mobilier ?
- Installe le mobilier principal 2 à 3 heures avant le début, puis termine l’éclairage, les guirlandes, les nappes et les bouquets après le passage des câbles. Garde les 30 dernières minutes pour les vérifications et l’accueil.
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