Organiser un concert de soirée d’été sans rien oublier

Un concert en plein air se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu, les artistes et les autorisations, puis le programme, les inscriptions et la technique. Les détails qui posent le plus souvent problème sont le niveau sonore, la météo, les besoins alimentaires et les livraisons de matériel. Cette checklist rassemble 73 tâches et 72 éléments à prévoir, des premières réservations au déchargement le jour du concert. Utilise-la pour suivre l’avancement et répartir clairement les responsabilités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Réserver les artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Fixer les consignes sonores
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
Faire les réservations
Composer le menu
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le déroulé
Confirmer les livraisons
Répartir les bénévoles
2 personnes
Partager la liste de contacts
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Décharger le matériel
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Balisage de la zone de scène
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Faire la balance son de la technique
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Placer les panneaux d’information
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Annoncer le programme
Lancer la musique d’ambiance
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner les artistes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Gérer l’éclairage
Vérifier le niveau sonore
Diffuser la musique de pause
Annoncer le dernier numéro
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Table des artistes
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 8
Câbles jackqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12
Piles de rechangeqté 16
Chargeurs de batterieqté 4
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Diablesqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Parapluiesqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 4
Lanternesqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bacs de stockageqté 12

Catering

Courses
Caisses réfrigéréesqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Cartes de prixqté 12
Mugs isothermesqté 80

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Panneaux de menuqté 3
Panneaux indicateursqté 6
Badges nominatifsqté 120
Décoration de tableqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Serviettesqté 12

Conseils

Bloque la date, le lieu, les artistes et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Vérifie aussi l’assurance et les consignes sonores avant d’envoyer les invitations.
Teste toute la chaîne audio au moins 2 heures avant l’arrivée du public : table de mixage, microphones, retours, subwoofers, câbles, rallonges et multiprises. Prévois des piles de rechange et des passe-câbles.
Consulte les prévisions météo 72 heures avant, puis le matin même. Les tentes, l’éclairage extérieur et la protection des branchements doivent être prêts avant le déchargement, pas une fois la pluie commencée.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et arrête le menu au plus tard 7 jours avant. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et prévois séparément verres, tasses, assiettes et couverts.
Imprime le déroulé et partage la liste de contacts le jour précédent. Répartis les bénévoles par créneaux précis, notamment pour les livraisons, l’accueil, la table des artistes et le rangement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de soirée d’été ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour réserver les artistes, confirmer le lieu, obtenir les autorisations et organiser la technique. Avec moins de 4 semaines, vérifie en priorité la disponibilité du lieu, l’assurance et le matériel sonore.
Quand envoyer les invitations pour un concert en plein air ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant la date, avec une demande de réponse avant une échéance claire. Relance les personnes non inscrites 10 à 14 jours avant afin de connaître l’effectif et les besoins alimentaires.
Combien de boissons prévoir par personne pour un concert ?: Pour le premier service, compte 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et la présence d’un repas. Refroidis les boissons le jour même et garde une réserve accessible pour les bénévoles et les artistes.
Quand tester le son et l’éclairage avant le concert ?: Fais un test complet au moins 2 heures avant l’ouverture, puis vérifie les microphones et les niveaux après chaque changement important. Installe les guirlandes, projecteurs, lanternes et lampes extérieures avant la tombée de la nuit.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.