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Sommerabendkonzert organisieren: die praktische Checkliste

Ein Sommerabendkonzert wirkt entspannt, braucht aber vor dem ersten Ton klare Absprachen. Bestätige früh den Termin und Ort, kläre Künstler, Genehmigungen, Versicherung und die Tonanlage. In der letzten Woche zählen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Lieferungen und ein belastbarer Ablaufplan. Am Veranstaltungstag prüfst du Technik, Wetter, Beleuchtung, Getränke und die Einteilung der Freiwilligen. Diese Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Künstler festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Soundabsprachen festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Reservierungen vornehmen

  • Speisekarte zusammenstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Lieferungen bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kontaktliste teilen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Wetterschutz bereitstellen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Materialien ausladen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bereich um die Bühne absperren

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Technik-Soundcheck

    3 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränkepunkt einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Hintergrundmusik starten

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsbereich sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Künstler betreuen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Licht steuern

  • Lautstärke kontrollieren

  • Pausenmusik abspielen

  • Letzten Auftritt ankündigen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Artiesten verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 100
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 6
  • Künstler­tisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • LautsprecherstativeAnz. 2
  • DI-BoxenAnz. 2
  • XLR-KabelAnz. 8
  • JackkabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 12
  • ErsatzbatterienAnz. 16
  • BatterieladegeräteAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 6
  • SackkarrenAnz. 2
  • WerkzeugkistenAnz. 2
  • KabelbinderAnz. 200
  • GewebeklebebandAnz. 6
  • RegenschirmeAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • AußenlampenAnz. 4
  • LaternenAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • VorratsboxenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe
  • KühlkistenAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KassenboxenAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • PreisschilderAnz. 12
  • ThermobecherAnz. 80

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • MenükartenAnz. 3
  • WegweiserAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 120
  • TischdekorationAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandtücherAnz. 12

Tipps

  • Kläre Künstler und Sound mindestens 4 Wochen vorher. Sammle technische Anforderungen wie Mikrofone, DI-Boxen, XLR-Kabel und Strombedarf, damit am Veranstaltungstag nichts improvisiert werden muss.
  • Plane den Wetterschutz spätestens 3 Tage vorher. Partyzelte, Kabelmatten und Außenlampen sollten nicht erst bei der ersten Regenwarnung gesucht oder aufgebaut werden.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und erneut am Veranstaltungstag. Lege dabei nicht nur Zelte, sondern auch einen konkreten Plan für Technik, Sitzplätze und Buffet fest.
  • Rechne bei Getränken mit 2 bis 3 Portionen pro Person in der ersten Stunde und kühle sie mehrere Stunden vor Beginn. Wiederverwendbare Trinkgläser und Weingläser sollten zusätzlich zur erwarteten Gästezahl bereitstehen.
  • Drucke den Ablaufplan und teile die Kontaktliste vor dem Einlass. Eine klare Einteilung für Technik, Lieferungen, Buffet, Getränke und den Künstlerkontakt verhindert, dass eine Person alles gleichzeitig koordinieren muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Sommerabendkonzert planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen, Versicherung und Soundabsprachen brauchen meist mehr Vorlauf als Einladungen oder Einkäufe.
Was muss ich bei der Technik für ein Sommerabendkonzert prüfen?
Teste die komplette Anlage spätestens am Vortag: aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative, Kabel und Stromversorgung. Halte Ersatzbatterien und mindestens ein zusätzliches Verlängerungskabel bereit.
Wann soll ich die Wettervorhersage für das Konzert prüfen?
Prüfe sie 48 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungstag. Spätestens dann muss feststehen, wo Wetterschutz, Technik, Sitzplätze und Buffet bei Regen untergebracht werden.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Sommerabendkonzert?
Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich alkoholfreie Optionen ein und kühle die Getränke mehrere Stunden vor Beginn.

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