Checklist para un concierto de verano al aire libre
Organizar un concierto de verano al aire libre requiere coordinar mucho más que artistas y escenario. Esta checklist te ayuda a ordenar las gestiones desde la fecha y los permisos hasta las pruebas de sonido, el servicio de bebidas y el plan para la lluvia. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como la información técnica de los artistas, las entregas y la asignación de voluntarios. Sigue el plan por etapas y llega al día del concierto con contactos, horarios y material confirmados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Registrar los acuerdos de sonido
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Hacer reservas
Elaborar la carta
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir el plan de trabajo
Confirmar entregas
Asignar voluntarios
2 personas
Compartir la lista de contactos
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Descargar el material
4 personas
Montar carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Delimitar la zona del escenario
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Hacer prueba de sonido del equipo
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar los paneles informativos
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Recibir al público
3 personas
Anunciar el programa
Poner música de fondo
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Acompañar a los artistas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Controlar la iluminación
Comprobar el nivel de sonido
Poner música de pausa
Anunciar la última actuación
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Despedir a los artistas
2 personas
Seguimiento
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Refrigerar los sobrantes
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 8
- Sillascant. 100
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetes de barcant. 6
- Mesa para artistas
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Cajas DIcant. 2
- Cables XLRcant. 8
- Cables jackcant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Baterías de repuestocant. 16
- Cargadores de bateríascant. 4
- Linternascant. 4
- Walkie-talkiescant. 6
- Carros de manocant. 2
- Cajas de herramientascant. 2
- Bridascant. 200
- Cinta americanacant. 6
- Paraguascant. 4
- Cajas de almacenajecant. 12
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de exteriorcant. 4
- Farolescant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
- Jarras de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 2
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
Catering
- Compras
- Cajas isotérmicascant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Cajas de cajacant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Tarjetas de precioscant. 12
- Vasos térmicoscant. 80
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles del menúcant. 3
- Carteles direccionalescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Decoración de mesacant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de basuracant. 4
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Toallascant. 12
Consejos
- Confirma la fecha, la ubicación, los permisos y el seguro con varias semanas de margen. Sin estas confirmaciones no conviene cerrar invitaciones, reservas ni acuerdos técnicos.
- Pide a cada artista la información técnica y de contacto antes de preparar el sonido. Reserva tiempo para una prueba completa: altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI y cables deben funcionar juntos.
- Cierra el programa y envía las invitaciones con antelación suficiente para gestionar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Usa esos datos para calcular mesas, sillas, vajilla, aperitivos y bebidas.
- Comprueba el pronóstico entre 48 y 24 horas antes y prepara una alternativa real, no solo un paraguas. Las carpas, la protección de cables, la iluminación exterior y las lámparas deben estar listas antes de que llegue el público.
- Imprime el plan de trabajo y comparte una lista de contactos el día anterior. Asigna voluntarios a la recepción, artistas, bebidas, cambios de material y recogida; confirma también cada entrega antes de descargar el equipo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de verano al aire libre?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, artistas, permisos, seguro y sonido. Dedica la última semana al programa definitivo, las entregas, los voluntarios y la previsión meteorológica.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?
- Programa una prueba completa el mismo día, como mínimo 2 horas antes de la llegada del público. Reserva tiempo adicional si participan varios artistas o si hay que ajustar micrófonos, cajas DI, monitores y subwoofers.
- ¿Cuánta bebida necesito para un concierto de verano?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por cada hora siguiente. Añade agua y enfría una parte con antelación; las bebidas deben estar listas antes de abrir la recepción.
- ¿Qué hago si llueve durante el concierto al aire libre?
- Define una decisión y un responsable entre 48 y 24 horas antes, según el pronóstico. Ten preparadas carpas y protección contra la lluvia, y protege cables, mesa de mezclas, altavoces, iluminación y material de artistas antes de que empiece a llover.
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